KI-Systeme raten für uns – und ja, sie machen dabei auch Fehler. In diesem Video wird an Hand eines Beispiels erläutert, wie es dazu kommen kann.

Eine gute Selbstorganisation hilft uns nicht nur, unseren Arbeitsalltag stressfreier zu gestalten und uns auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren. Sie hilft uns auch Suchzeiten und andere Verschwendungen zu verringern. Das Wichtigste ist es vielleicht jedoch mit einem guten Gefühl alles im Griff zu haben, den Alltag zu bewältigen.  

Gut organisiert zu sein, ist heute auch gar nicht mehr schwer, denn es gibt viele hilfreiche und gut unterstützende Apps. Hierfür müssen wir unsere Selbstorganisation digital gestalten, sonst können uns die Apps nicht helfen.
Das geht anhand verschiedener einfacher Grundregeln und Prinzipien jedoch erstaunlich leicht.

Zusammengefasst kann man hier von 2114 sprechen.

Dabei steht 2114 für: 

• 2 Ziele 
• 1 Haltung
• 1 Prinzip
• 4 Buckets, Eimer oder Haufen

2 Ziele 

Die Ziele sind klar und nachvollziehbar: 

Immer alles im Griff und weniger Stress!  

Die Ziele können auch mit “Raus aus dem Kopf” und “Nicht so viel auf einmal beachten müssen” beschrieben werden. Wenn wir uns gut organisieren und weniger im Kopf behalten müssen, können wir freier und besser arbeiten. Zugleich können wir uns immer sicher sein, nichts Wichtiges zu übersehen oder zu vergessen – und das ist wirklich ein gutes Gefühl, eine echte Wohltat. 

1 Haltung 

Hierfür ist etwas Disziplin gefragt, die Grundidee ist jedoch schnell erklärt: 

Ich fasse alles nur ein Mal an (und bearbeite es direkt)!  

Für diese Haltung gibt es noch weitere Namen, mit denen in den üblichen Suchmaschinen weitere Details und Informationen leicht gefunden werden können. Das “Sofort-Prinzip” und das “OHIO-Prinzip”.  

Die Idee ist klar: Bevor ich etwas nur lese, betrachte oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben – und dann wieder von vorne anfangen muss, bearbeite ich alles gleich. Allerdings – und das ist wichtig – heißt bearbeiten hier nicht gleich erledigen. Das wäre unrealistisch und kaum machbar.

Gleich bearbeiten bedeutet beim Sofort-Prinzip eher  

• sofort löschen
• sofort priorisieren
• sofort delegieren
• sofort planen
• sofort platzieren 

 So stellen wir sicher, dass alles sofort in den richtigen Kanal oder an den richtigen Platz kommt und aktivieren gleichzeitig verschiedene digitale Helferlein wie Erinnerungen usw. Wenn wir das tun, müssen wir zunächst auch nicht weiter darüber nachdenken, denn die Dinge werden von alleine (durch die Apps) wieder zu uns zurückkommen. So geht “Raus aus dem Kopf”. 

Hier fehlt aber noch was. Wir müssen innerhalb des Sofort-Prinzips gut priorisieren, denn sonst laufen wir Gefahr uns mit weniger wichtigen Dingen zu verzetteln oder die wirklich wichtigen Dinge, zu spät anzugehen. 

 

1 Prinzip 

Für das einfache aber trotzdem konsequente Priorisieren gibt es das Eisenhower-Prinzip. 

Hier gibt es nur 2 Dimensionen oder Kategorien: Dringend und Wichtig. Wenn wir unsere Aufgaben mit Hilfe dieser simplen Kategorien einsortieren und priorisieren, machen wir nichts falsch. Wir werden die wirklich wichtigen und dringenden Dinge immer mit einer höheren Priorität fokussieren als den ganzen Rest. Es ist schließlich auch kein Problem, wenn Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, erstmal eine ganze Weile nicht bearbeitet werden.  

4 Buckets 

Jetzt geht es um das Einordnen der ganzen Informationen, die uns erreichen und mit denen wir arbeiten. Auch wenn wir es mit ganz vielen und unterschiedlichen Informationen zu tun haben, reichen grundsätzlich 4 verschiedene Ecken, Eimer oder Haufen meistens aus.

Aufgaben, Events und Termine, Inhalte (Dateien und andere digitale Objekte), Notizen

Es ist allerdings unsere Aufgabe, die Buckets auch konsequent zu befüllen und einzusetzen. Zudem müssen wir diese Eimer auch digital befüllen, damit und die verwendeten Apps dann auch mit ihren Assistenzfunktionen unterstützen.

Es spricht natürlich nichts dagegen, bestimmte Dinge handschriftlich oder auf Zetteln zu bearbeiten. Zettel können jedoch keine Erinnerungen oder Benachrichtigungen verschicken. Allerdings hat es sich bereits für viele bewährt, bestimmte Zettel einfach zu fotografieren und das Foto in den richtigen Einer, die richtige App zu packen.

Aufgaben 

Alle Aufgaben gehören in eine Aufgaben-App. Alle Aufgaben brauchen einen Fälligkeitstermin und/oder eine Erinnerung, damit wir in der Zwischenzeit nicht mehr darüber nachdenken müssen. Daher gilt: Alle Aufgaben, die noch keine sind – z. B. weil sie mich via Mail erreichen – werden in Aufgaben verwandelt. Alle Aufgaben, die ich selber definiere, werden direkt als Aufgabe übermittelt.

Termine und Events 

Alle Termine und Events gehören in eine Kalender-App. Dort gehört sonst nichts anderes hin! Aufgaben haben im Kalender nichts zu suchen!

Inhalte

Inhalte sind alle Dateien, Dokumente und andere digitale Objekte an und mit denen wir arbeiten. Hierfür brauchen wir natürlich Speicherplatz.

Alle Dokumente, Dateien und andere digitale Objekte (wie Intranetseiten, digitale Formulare usw.), die einem Thema, Team, Projekt oder Prozess zugeordnet werden können, gehören auch direkt genau da hin.

Zudem sind Cloud-Funktionalitäten mehr als hilfreich um alle Inhalte schnell zu finden, gemeinsam zu nutzen und mit anderen zu teilen. Ein klassisches Office-Dokument ist heute oft nicht die beste Lösung, sondern andere Inhalte sind meistens klar im Vorteil (Dies soll an dieser Stelle nur kurz genannt werden – es würde im Detail den Rahmensprengen).

Des Weiteren sind cloudbasiert gespeicherte Informationen immer aktuell und auch automatisch auf allen Geräten verfügbar.

Notizen 

Notizen sind eigentlich alles, was wir nicht löschen oder wegwerfen möchten, aber nicht einer laufenden Aktivität, einem aktuellen Projekt oder Thema zuordnen können.

Wenn wir also nicht genau wissen, wann oder wofür wir etwas brauchen, aber dennoch der Ansicht sind, dass wir es brauchen, haben wir es mit einer Notiz zu tun. Es gibt viele praktische Notizen-Apps mit ganz unterschiedlichen Möglichkeiten, Kategorien zu bilden, die Notizen zu durchsuchen, unterschiedliche Formate und Medien zu verarbeiten usw.

Alle diese Apps bieten auch Erinnerungsfunktionen an, dies ist jedoch kontraproduktiv. Wenn ich eine Erinnerung brauche, habe ich es in nahezu allen Fällen mit einer Aufgabe zu tun und nicht mit einer Notiz. Deshalb ist die Suchfunktion in einer Notizen-App immer wichtiger als die Erinnerungsfunktion.

Da es kaum Lösungen gibt, die für alle Buckets konsequent und gut einsetzbar sind, sollte für jeden Bucket eine eigene App gewählt und genutzt werden.

Es gilt also 4 Buckets = 4 Apps. 

2114 – 2 Ziele, 1 Haltung, 1 Prinzip. 4 Buckets 

Mit Hilfe dieser Grundregeln funktioniert eine moderne Selbstorganisation, die uns nicht nur dabei hilft, besser zu arbeiten, sondern sogar ebenfalls dafür sorgt, dass wir uns nach der Arbeit besser entspannen oder anderen Dingen widmen können.

Natürlich ist das Ganze nicht immer gleich zu hundert Prozent umsetzbar – doch jeder einzelne Schritt ist es wert!

Wer mehr darüber wissen möchte, Unterstützung bei der Umsetzung braucht oder Fragen hat kann mich gerne kontaktieren.