Mit Hilfe der Swimlanes-Methodik werden Prozesse – insbesondere auch für eine spätere Digitalisierung oder Verbesserung – häufig dargestellt. Dabei werden traditionell die jeweiligen Prozessaufgaben verschiedenen Funktionsbereichen oder Abteilungen zugeordnet. Die Methodik ist weit verbreitet und wird vielfach angewendet.

Hierbei treten jedoch oft deutliche Schwächen der Methode auf – insbesondere wenn Swimlanes als Grundlage für Prozessoptimierungen und nicht nur für die Darstellung des IST-Prozesses genutzt werden:

• Bestehende Teamstrukturen und Abteilungen (Silos!) werden eher zementiert, denn hinterfragt.
• Das WAS (also welche Aufgaben gemacht werden müssen) steht stark im Vordergrund. Das WIE (also wie genau die Dinge erledigt werden) wird oft kaum betrachtet.
• Das WO – in welcher Anwendung – ist immer im Fokus. Das FORMAT und damit auch die tatsächlichen Bedürfnisse der jeweils folgenden Prozessschritte leider deutlich weniger oft.
• Die Transportwege von Informationen von und zu oder zwischen verschiedenen Anwendungen und deren Schnittstellen werden kaum betrachtet.

Diese Punkte könnten natürlich mit der entsprechenden Herangehensweise gut und leicht ergänzt werden. Doch auch dies greift deutlich zu kurz.

Swimlanes brauchen einen deutlich veränderten Ansatz und ein klares Digital Update:

Anstatt die einzelnen Schwimmbahnen mit Funktionen zu benennen, sollten die Bahnen heute mit Technologien benannt werden!

So werden nicht nur aktuelle Technologien, sondern auch mögliche Automationen direkt mitgedacht. Zugleich wird direkt sichtbar, welche Aufgaben Menschen erledigen müssen – denn natürlich brauchen die Menschen auch eine Bahn. So entsteht unabhängig von gegebenen Organisationsstrukturen ein klares Bild von einem digital unterstützten, optimierten Prozess. Zudem sind auch alle notwendigen Technologien und Schnittstellen direkt mit auf dem Bild.

So erhalten diese Technologien auch direkt einen klar erkennbaren Zweck und Kolleg:in Computer kann aktiviert werden!

Ein Beispielprozess ist auf der Abbildung zu sehen. Hier wird der Mensch im Prozess von unterschiedlichen Technologien wie Business Intelligence, Decision Intelligence, RPA und Maschinellem Lernen unterstützt. Die Performance des Prozesses wird dadurch natürlich deutlich steigen.

Die im Lean-Kontext lange bekannte Unterscheidung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung bietet in vielen Unternehmensbereichen – auch in den administrativen – gute Möglichkeiten, schnell Potenziale für weitere Verbesserungen zu entdecken.

Wertschöpfende Tätigkeiten sind die Tätigkeiten, für die ein Kunde auch bezahlt – eben weil der Wert innerhalb des Prozesses gesteigert wird.

Verschwendung ist alles, was wir sonst noch so machen, für das ein Kunde nicht zahlt.

Der Vollständigkeit halber: Unterstützend wertschöpfend ist das, wofür keiner zahlt, aber wir diese Tätigkeiten trotzdem nicht weglassen können (ggf. Gehaltsabrechnung, Audits, Zeichnungen/Modelle/Programme, Entwicklung, usw.).

Wenden wir die Systematik heute in dieser Form an, laufen wir Gefahr, für die Zukunft wichtige Dinge als Verschwendung zu definieren und wegzulassen. Die Definition braucht ein Digital Update.

Heute haben wir mit aktuellen Technologien ganz andere Möglichkeiten. So können z. B. bestimmte Dinge mit einer Taktzeit von 0 erledigt werden: Softwareroboter (Stichwort RPA) können bestimmte Sachen erledigen, ohne dass dafür zusätzliche Zeit im Prozess benötigt wird. Wenn eine Anwendung dafür im Haus bereits existiert, entstehen hierfür nicht einmal nennenswerte zusätzliche Kosten (außer Zeit zum Einrichten und ein wenig Strom für die Rechenleistung).

Wir können also zusätzliche Dinge erledigen, für die jetzt vielleicht noch niemand zahlen möchte, aber mit denen wir zukünftige Services und Geschäftsmodelle entsprechend unterstützen und vorbereiten können. Daten haben schließlich einen Wert und datengetriebene Geschäftsmodelle werden auf dem Vormarsch bleiben.

Wir sollten die Definition von Verschwendung also anpassen:

Verschwendung ist das, wofür (noch!) kein Kunde zahlt und was uns sicher nicht hilft, in Zukunft besser zu sein.

Alles, was wir nahezu kostenneutral und ohne Zeitaufwendungen im Prozess gestalten können, müssen wir intensiv prüfen, bevor wir es weglassen.

In diesem von mir entwickelten Zertifikatskurs erhalten Sie die wichtigsten Werkzeuge und Informationen für den erfolgreichen Einsatz von Lean Administration 4.0.

So gestalten Sie exzellente Digitale Prozesse!

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