Mit Hilfe der Swimlanes-Methodik werden Prozesse – insbesondere auch für eine spätere Digitalisierung oder Verbesserung – häufig dargestellt. Dabei werden traditionell die jeweiligen Prozessaufgaben verschiedenen Funktionsbereichen oder Abteilungen zugeordnet. Die Methodik ist weit verbreitet und wird vielfach angewendet.

Hierbei treten jedoch oft deutliche Schwächen der Methode auf – insbesondere wenn Swimlanes als Grundlage für Prozessoptimierungen und nicht nur für die Darstellung des IST-Prozesses genutzt werden:

• Bestehende Teamstrukturen und Abteilungen (Silos!) werden eher zementiert, denn hinterfragt.
• Das WAS (also welche Aufgaben gemacht werden müssen) steht stark im Vordergrund. Das WIE (also wie genau die Dinge erledigt werden) wird oft kaum betrachtet.
• Das WO – in welcher Anwendung – ist immer im Fokus. Das FORMAT und damit auch die tatsächlichen Bedürfnisse der jeweils folgenden Prozessschritte leider deutlich weniger oft.
• Die Transportwege von Informationen von und zu oder zwischen verschiedenen Anwendungen und deren Schnittstellen werden kaum betrachtet.

Diese Punkte könnten natürlich mit der entsprechenden Herangehensweise gut und leicht ergänzt werden. Doch auch dies greift deutlich zu kurz.

Swimlanes brauchen einen deutlich veränderten Ansatz und ein klares Digital Update:

Anstatt die einzelnen Schwimmbahnen mit Funktionen zu benennen, sollten die Bahnen heute mit Technologien benannt werden!

So werden nicht nur aktuelle Technologien, sondern auch mögliche Automationen direkt mitgedacht. Zugleich wird direkt sichtbar, welche Aufgaben Menschen erledigen müssen – denn natürlich brauchen die Menschen auch eine Bahn. So entsteht unabhängig von gegebenen Organisationsstrukturen ein klares Bild von einem digital unterstützten, optimierten Prozess. Zudem sind auch alle notwendigen Technologien und Schnittstellen direkt mit auf dem Bild.

So erhalten diese Technologien auch direkt einen klar erkennbaren Zweck und Kolleg:in Computer kann aktiviert werden!

Ein Beispielprozess ist auf der Abbildung zu sehen. Hier wird der Mensch im Prozess von unterschiedlichen Technologien wie Business Intelligence, Decision Intelligence, RPA und Maschinellem Lernen unterstützt. Die Performance des Prozesses wird dadurch natürlich deutlich steigen.

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?

Kürzlich bin ich über einen Post von Nele Hirsch gestolpert: Sie bietet hier u.a. eine Checkliste für eine möglichst nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Internetelementen an. Ich finde, dort sind verschiedene interessante Überlegungen genannt.

Die Digitale Befreiung hat davon schon einiges umgesetzt:

• Wir verzichten vollständig auf Cookies und reduzieren so auch Traffic.
• Wir verzichten auf gängige, aber dennoch nicht wirklich notwendige Elemente
• Wir überladen die Seite nicht mit rechenintensiven Elementen und Grafiken.
• Klimaneutrales Hosting u.a. mit Ökostrom.

Der Post von Nele Hirsch betrachtet das Thema natürlich aus einer spezifischen, bildungsorientierten Perspektive.

Wie sieht es aus mit Ansätzen zur verbesserten Nachhaltigkeit in einer Smart Factory, in digitalen Prozessen und in der heutigen Art zu Arbeiten?

Grundsätzlich gilt: Rechenleistung braucht Strom und Rechenleistung in der Cloud braucht mehr Strom, da der entstehende Traffic organisiert und orchestriert werden muss. Eine lokal eingesetzte Rechenleistung, die nicht alles in die Cloud pumpt, ist hier immer grundsätzlich im Vorteil.

Diese Idee können wir uns in der Smart Factory zu Nutze machen, in dem wir unsere Architektur konsequent auch in der Edge und im Fog gestalten. So reduzieren wir Cloud-Traffic deutlich. Zudem können wir so auch die notwendigen Daten vor Ort möglichst ressourcenschonend vorverarbeiten.

Zudem können viele Technologien für die digitale Vernetzung im industriellen Internet der Dinge (iIoT) auch für das Monitoring von Energie- und Ressourcenverbrauch genutzt werden. So ist ein LoRaWAN in diesem Sinne vielfältig einsetzbar – sowohl in der Gebäudetechnik als auch in der Fertigung.

Zusätzlich können wir heute mit den gewonnenen Daten jederzeit unseren Carbon Footprint berechnen und uns zusätzlich Szenarien und Potenziale für Verbesserungen anzeigen lassen. Hierfür wird natürlich auch Rechenleistung gebraucht – die Vorteile überwiegen aber immer eigentlich deutlich. Für Interessierte bietet sich ein Besuch bei flumina an – die können das.

Und sonst? Es gibt durchaus Potenzial zur Reduktion:

• Weniger Mails schreiben
• Sich auf wenige, wirklich sinnvolle KPI fokussieren und nicht alles berechnen, nur falls es mal gebraucht werden sollte
• Weniger (klassische) Dateien erzeugen – die erzeugen immer unnötige Kopien
• Prozesse so gestalten, dass man nicht erst suchen muss (und dabei auch 10 Mal falsche Sachen aufruft).
• Keine Anhänge verschicken, wenn es sich vermeiden lässt.
• Anweisungen, Beschreibungen und Hinweise so kurz und schlank wie möglich halten und nicht verteilen (sondern nur verlinken)

Die Liste ist sicher noch deutlich länger. Diese Beispiele können als erste Anregung dienen, den Umgang mit Daten, der Cloud und dem Internet immer wieder auf möglichst ressourcenschonende und nachhaltige Art zu gestalten und auch in der täglichen Arbeit etwas mehr darauf zu achten. Denn eins ist sicher: Energie steht weder beliebig noch so günstig wie früher zur Verfügung.

Die im Lean-Kontext lange bekannte Unterscheidung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung bietet in vielen Unternehmensbereichen – auch in den administrativen – gute Möglichkeiten, schnell Potenziale für weitere Verbesserungen zu entdecken.

Wertschöpfende Tätigkeiten sind die Tätigkeiten, für die ein Kunde auch bezahlt – eben weil der Wert innerhalb des Prozesses gesteigert wird.

Verschwendung ist alles, was wir sonst noch so machen, für das ein Kunde nicht zahlt.

Der Vollständigkeit halber: Unterstützend wertschöpfend ist das, wofür keiner zahlt, aber wir diese Tätigkeiten trotzdem nicht weglassen können (ggf. Gehaltsabrechnung, Audits, Zeichnungen/Modelle/Programme, Entwicklung, usw.).

Wenden wir die Systematik heute in dieser Form an, laufen wir Gefahr, für die Zukunft wichtige Dinge als Verschwendung zu definieren und wegzulassen. Die Definition braucht ein Digital Update.

Heute haben wir mit aktuellen Technologien ganz andere Möglichkeiten. So können z. B. bestimmte Dinge mit einer Taktzeit von 0 erledigt werden: Softwareroboter (Stichwort RPA) können bestimmte Sachen erledigen, ohne dass dafür zusätzliche Zeit im Prozess benötigt wird. Wenn eine Anwendung dafür im Haus bereits existiert, entstehen hierfür nicht einmal nennenswerte zusätzliche Kosten (außer Zeit zum Einrichten und ein wenig Strom für die Rechenleistung).

Wir können also zusätzliche Dinge erledigen, für die jetzt vielleicht noch niemand zahlen möchte, aber mit denen wir zukünftige Services und Geschäftsmodelle entsprechend unterstützen und vorbereiten können. Daten haben schließlich einen Wert und datengetriebene Geschäftsmodelle werden auf dem Vormarsch bleiben.

Wir sollten die Definition von Verschwendung also anpassen:

Verschwendung ist das, wofür (noch!) kein Kunde zahlt und was uns sicher nicht hilft, in Zukunft besser zu sein.

Alles, was wir nahezu kostenneutral und ohne Zeitaufwendungen im Prozess gestalten können, müssen wir intensiv prüfen, bevor wir es weglassen.

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (a.k.a Ishikawa, Fischgräte, 6M) hat sich sowohl bei der Fehler- als auch bei der Prozessanalyse stark bewährt. Die Methode ist einfach anwendbar und liefert zuverlässig wichtige Einflussfaktoren. Sie kann genauso für die Suche nach Fehlerursachen oder für eine einfache Prozessanalyse oder Beschreibung des IST-Zustands genutzt werden.

Diese Methode braucht allerdings – wie viele andere auch – ein digitales Update!

In digitalen Zeiten und stärker vernetzten Umgebungen werden sonst wichtige Aspekte nicht betrachtet!

Aus 6M sollte also 6M-digital (6Md) oder 6M 4.0 werden. Wie funktioniert das?

Die Fischgräte muss länger werden – die braucht eine digitale Ergänzung, um den vorgefundenen Zustand vollständig abzubilden. Hierfür fügen wir jeweils oben und unten eine weitere Gräte hinzu: Datenerfassung und Datenströme.

So erhalten wir vielleicht nicht direkt weitere Ursachen; wir bekommen jedoch direkt weitere Möglichkeiten für aktuelle Lösungen auf den Tisch z. B: wenn zukünftige Fehler durch eine erweiterte Datenerfassung (Stichwort Condition Monitoring) vermieden werden können. Zusätzlich bietet der Blick auf vorhandene Datenströme vielfach Möglichkeiten, bestehende Schnittstellen und Daten intensiver zu nutzen z. B: mit erweiterten oder automatischen Auswertungen und (Warn-) Meldungen.

Ich habe mit 6M-digital bereits viele gute Erfahrungen gemacht.

Die heutige Zeit bringt besondere Herausforderungen mit sich; sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer: Viele Bereiche sind aufgefordert, mit umfangreichen Veränderungen umzugehen. Hier spielt nicht nur die Digitalisierung eine wesentliche Rolle, sondern auch Agilität im Projektmanagement und eine zukunftsfähige Unternehmenskultur wird mehr und mehr fokussiert. All dies passiert zur gleichen Zeit.

Dies betrifft die Prozesse im Unternehmen ganz besonders. Digitale Technologien bieten hier inzwischen einen großen Umfang von Möglichkeiten. So können mit Hilfe von digitalen Prozessen nicht nur die Abläufe vereinfacht, sondern auch neue Services oder gar neue Geschäftsmodelle möglich gemacht werden. Zudem können mit den durch die Prozesse entstehenden Daten weitere Erkenntnisse und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung gewonnen werden.

Zusätzlich ist in den letzten Jahren die Implementierung und Nutzung der dafür notwendigen Technologien deutlich einfacher geworden. Wo früher viele Prozesse, Schnittstellen und Workflows mühselig definiert und programmiert werden mussten, helfen heute Low- oder No-Code-Apps dabei, viel schneller zum Ziel zu kommen.

Dennoch werden diese Möglichkeiten vielerorts nur zögerlich oder nicht wirklich konsequent genutzt. Um hier mehr Tempo zu gewinnen, sollten wir uns fragen, welche Anforderungen wir heute an Prozesse haben sollten und was diese dann für die Analyse und das Gestalten von Prozessen bedeuten. Die Antworten auf diese Fragen können wir dann gezielt als Orientierung bei der Prozessarbeit nutzen.

• Was macht heute einen exzellenten Prozess aus?
• Welche Anforderungen sollte ein exzellenter Prozess heute erfüllen?
• Können wir Prozesse noch genauso analysieren wie bisher?
• Gelten die in den letzten Jahren dominierenden Gestaltungsgrundlagen wie z. B. Lean-Prinzipien heute überhaupt noch?
• Welche Technologien brauchen wir wirklich und für welche Zwecke möchten wir diese einsetzen?
• Wie sorgen wir eigentlich dafür, dass die Prozesse auch bei den Menschen ankommen, sie nicht überfordern, sondern im Gegenteil die tägliche Arbeit erleichtern? Welche Fähigkeiten sind dafür wichtig?

All dies sind Fragen, die zu klären sind, wenn wir heutzutage Prozesse gestalten wollen, die wirklich exzellent und up-to-date sind. An dieser Stelle beginnen wir mit den Anforderungen an exzellente Prozesse heute: Welche Anforderungen sollte ein wirklich guter Prozess heutzutage berücksichtigen und erfüllen?

Effizienz

Effizienz bleibt natürlich ungemein wichtig – lediglich an einigen Punkten sollte hier heute genauer hingeschaut werden. Prozesse wurden in den letzten Jahrzehnten insbesondere auch mit Hilfe von Lean-Prinzipien gestaltet und verbessert. Ist dies in vollem Umfang heute noch sinnvoll oder müssen im Kontext der Digitalisierung weitere Aspekte hinzugefügt oder einige gar verworfen werden?

Schauen wir uns die Kerngedanken von Lean-Management mit dieser Fragestellung genauer an.

Flow und Takt

Prozesse sollten sich nach wie vor am Flussprinzip orientieren.

Dies sorgt dafür, dass Enpässe – oder auch Knödel im Prozess, Haufen von Arbeit an einer bestimmten Stelle – weitgehend vermieden werden.

Wenn die einzelnen Schritte im Prozess so angelegt werden, dass die dafür notwendige Arbeit in etwa gleich lang dauert, ergibt sich im Normalfall eine viel besser planbare Dauer und Leistung eines Prozesses – und dies hilft ungemein. Die Lean-Prinzipien Flow und Takt sollten also weiter berücksichtigt werden.

Digital Update: Wertschöpfung und Verschwendung

Zudem sollten Prozesse natürlich auch weiterhin verschwendungsarm gestaltet werden. Einer der Kerngedanken von Lean ist ja schließlich, Wertschöpfung (alles wofür die Kunden zahlen) zu fokussieren und Verschwendung (alles wofür die Kunden nicht zahlen) möglichst abzuschaffen.

Dieses Prinzip braucht heute allerdings eine Art digitale Ergänzung bzw. ein digital update:

Nicht alles ist Verschwendung, nur weil noch keiner zahlt!

Heutzutage helfen bestimmte Technologien dabei, Tätigkeiten extrem schnell zu erledigen bzw. einzelne Schritte zu automatisieren. Hier liegt die Taktzeit bei 0, d. h. es braucht weder zusätzliche Zeit noch entstehen zusätzliche Kosten durch diese Aktivitäten. Das ist natürlich super, wenn es sich um wertschöpfende Aktivtäten handelt und – Achtung! – kann auch super sein für Aktivitäten, die eigentlich als Verschwendung gesehen werden: Wenn hierdurch keine zusätzlichen Kosten entstehen, können hierdurch vielleicht aber wesentliche Grundlagen für zukünftige Services und Produkte entstehen: Wenn im Prozess also z. B. mehr Daten entstehen, die noch keiner braucht (und für die auch bisher keiner zahlt), kann es trotzdem wichtig sein, die Aktivitäten/Schritte in der Prozessgestaltung mit zu berücksichtigen.

Eine aktuelle Definition von Wertschöpfung und Verschwendung könnte also lauten:

„Wertschöpfung ist alles wofür der Kunde zahlt und alles was uns kostenneutral dabei hilft, in Zukunft andere Services und Produkte anbieten zu können.“

So bringen wir sowohl die Perspektive „Daten sammeln für zukünftige Angebote als auch den Aspekt, wenn es nicht stört und später vielleicht hilft, sollten wir es tun, mit in die Betrachtung hinein.

„Verschwendung ist alles, was für uns zusätzliche Kosten verursacht und wofür (bisher!) kein Kunde zahlt.“

Hiermit kommt auch an dieser Stelle der digital-technologische Aspekt in Prozessen – manche Sachen gehen heutzutage automatisch ohne zusätzliches Geld mit Taktzeiten von 0 – mit in die Betrachtung und es wird zusätzlich noch auf die Möglichkeit veränderter Zahlungsbereitschaften in Zukunft verwiesen.

Mit diesen beiden kleinen Änderungen gelingt es meiner Erfahrung nach deutlich besser, einzelne Schritte im Kontext Wertschöpfung und Verschwendung gemeinsam zu bewerten. Außerdem kommen so oft auch neue, kreative Ansätze und Ideen gleich mit auf den Tisch.

 

Klarheit

Prozesse sollten möglichst klar und geradlinig gestaltet werden. Dies gilt insbesondere für die Verantwortung. Natürlich muss es – allein um die Norm zu erfüllen – einen Process-Owner, einen Verantwortlichen für den Gesamtprozess geben. Viel wichtiger für die täglichen Arbeit sind jedoch klare und eindeutige Verantwortungen für die einzelnen Prozessschritte. Diese müssen konkret und direkt in Verbindung mit einer persönlichen Zuordnung definiert sein, damit ein nachfolgender Prozessschritt auch automatisch an der richtigen Stelle auftauchen kann und keine weiteren Klärungen (wer kümmert sich drum?, wie wird es verteilt?) notwendig sind.

Die Verantwortungen sollten unbedingt auch Fälle von Vertretungen und Abwesenheiten mit berücksichtigen. Auch dann darf der Prozess nicht ins Stocken geraten, dürfen sich an keiner Stelle Aufgaben oder Arbeitspakete stapeln oder liegenbleiben. In diesem Zusammenhang werden leider immer noch viele Fehler gemacht und gleichzeitig bleiben Möglichkeiten ungenutzt: In digitalen Prozessen ist der jeweilige Arbeitsvorrat an den einzelnen Prozessschritten und bei den einzelnen Personen eigentlich jederzeit bekannt und könnte auch automatisch gleichmäßig verteilt werden.

Ein wirklich klar definierter Prozess sollte immer und an jeder Stelle mit absoluter Eindeutigkeit die Fragen „wie geht es weiter und wer ist verantwortlich“ beantworten können.

Service- und Kundenorientierung

Service- und Kundenorientierung sind natürlich wichtig, sowohl in internen als auch in externen Kundenbeziehungen. Damit dies gut gelingen kann, müssen die Bedürfnisse und Wünsche aller Kunden allen Beteiligten auch bekannt sein. Die sogenannte Voice of Customer (VOC) oder die adressierten Personas müssen nicht nur ergründet, sondern auch kommuniziert werden. Zudem können die wichtigsten Aspekte daraus immer wieder im Prozess angezeigt oder mit Hilfe automatischer Standards (s.u.) eingebaut werden, damit sie auch im täglichen tun Beachtung finden. So wird eine gleichbleibend hohe Qualität gefördert oder sichergestellt und die jeweilige Kundenzufriedenheit hochgehalten.

Monitoring in Echtzeit und sinnvolle Kennzahlen (KPI)

Transparenz ist wichtig, um etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen. Auf diese Weise kann rechtzeitig eingegriffen und nachgesteuert werden. Es geht hier also darum, eine transparente Leistung des Prozesses in Echtzeit abzubilden. So ist immer klar, ob der Prozess auch wie geplant funktioniert und ob die Prozessleistung stimmt.  Die dafür notwendigen Daten müssen allerdings im Prozess geschaffen werden, d. h. z. B. dass es für alle einzelnen Schritte sowohl Plan- als auch Ist-Zeiten geben muss. Diese Informationen sollten bereits bei der Prozessgestaltung mit erhoben und definiert werden. Ein Vergleich von Soll- und Ist-Leistung ist dann später immer ganz einfach möglich. Zudem können so auch Teile dieses Monitorings automatisiert werden, Alarme direkt übermittelt an die Verantwortlichen werden usw. Ein solches Monitoring in Echtzeit ist einem klassischen Reporting weit überlegen. Schließlich nützt ein Monats-Reporting 20 Tage nach Auftreten des Problems deutlich weniger als ein direkt generierter Alarm. Ein Problem später anzugehen ist meistens deutlich aufwendiger als es direkt mit möglichst geringen Mitteln zu lösen.

Zudem ergeben sich mit Hilfe des Echtzeit-Monitorings auch direkt KPI, die den Prozess bzw. dessen Leistung auch insgesamt gut beschreiben können. Alle exzellenten Prozesse heute brauchen ein Echtzeit-Monitoring, KPI und ein automatisches Reporting (s.u.). Wer heute noch Zeit in Reports steckt macht eigentlich was falsch! Das geht heute besser!

Bei den KPI ist es wichtig, nicht zu übertreiben und einen einfachen Zugang zu wählen: Liefertreue, Qualität und Zeitkosten lassen sich für jeden Prozess recht einfach bestimmen:

• Liefertreue (On-Time-Delivery):
  Wird zum geplanten Zeitpunkt ein Prozessschritt abgeschlossen oder nicht?
• Qualität (First Pass Yield):
  Kann direkt mit dem Ergebnis weiter gearbeitet werden oder gibt Rückfragen/Schleifen?
• Zeitkosten (labor content):
  Wurde mehr Zeit für das Ergebnis eines Prozessschrittes investiert als geplant oder nicht?

Insgesamt wird es jedoch nicht reichen, einen Prozess mit KPI zu den Ergebnissen oder dem Output zu belegen. Für eine wirklich transparente Leistung braucht es Daten und Zeiten zu allen Prozessschritten – nur so können Probleme direkt erkannt und bearbeitet werden.

 

Daten für Analysen, Process Mining, Digitale Zwillingen und co.

Heutzutage gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich bei der Verbesserung von Prozessen von Computern und Anwendungen helfen zu lassen. Manche davon können sogar sehr schnell und ohne ins Gewicht fallende IT-Aufwendungen genutzt werden. Grundlage für alle diese Möglichkeiten – sei es Process Mining, ein Digitaler Zwilling vom Unternehmen oder andere Verfahren/Simulationen aus dem Bereich Advanced Analytics – bilden die zu den Prozessen, Produkten und Verfahren verfügbaren Daten. Sind diese umfangreich und in hoher Qualität vorhanden, werden die Anwendungen richtige und wichtige Hinweise zur besseren Gestaltung der Prozesse liefern.

Sind die Daten jedoch unvollständig oder nur in überschaubarer Qualität vorhanden, wird es auch keine wirklich guten Hinweise geben. Glauben Sie also nicht jedes Versprechen einiger Hersteller. Sie werden auch weiterhin Ihre Probleme selbst lösen müssen und auch die Prozessarbeit werden Sie nicht los. Doch Sie haben eine große Chance mit Hilfe aktueller Technologien Ihre Arbeit immens zu beschleunigen und zu Vereinfachen. Hierfür müssen die Prozesse dann aber auch ausreichend Daten in guter Qualität zur Verfügung stellen.  Ein exzellenter Prozess heute muss also dafür sorgen, dass diese Daten für spätere Analysen auch wirklich vorhanden sind. Das Sammeln dieser Daten sollte demnach bereits Teil der Planung/Gestaltung neuer Prozesse sein. Gleiches gilt natürlich auch für die Verbesserung der bestehenden Prozesse.

 

Alltagstauglichkeit und digitale Assistenz

Kommen wir nun zu einer der wichtigsten, wenn nicht gar der wichtigsten, Anforderung an exzellente Prozesse: Prozesse müssen benutzt werden und die Menschen bei der Arbeit (damit) bestmöglich unterstützen. Ein Prozess ist nur wirklich gut, wenn er im Alltag auch grundsätzlich genutzt wird und Teil des täglichen Arbeitens ist. Im Umkehrschluss bedeutetet dies dann auch: Wird ein Prozess nicht konsequent eingesetzt, ist er nicht gut genug!

Schließlich kann ein Prozess nur wirklich effizient und effektiv sein, wenn er auch genutzt wird bzw. auch einen Nutzen für die Arbeit bringt.

Direkt verfügbare Informationen und automatischer Transport

Dafür ist eine gute Unterstützung bei der Ausführung der verbundenen Aufgaben sehr wichtig. Wie kann eine solche Unterstützung heute aussehen? Die aktuellen Technologien bieten hierfür sehr gute Möglichkeiten, Informationen vorab bereits aufzubereiten und an die jeweiligen Anwender:innen anzupassen. So werden zunächst einmal Suchzeiten auf ein Minimum reduzieren. Alle Informationen, die ich für die Arbeit brauche, sollten mir direkt aufbereitet präsentiert werden. Zudem sollten alle Zeiten für den Transport von Informationen – also verteilen, weiterleiten usw. – vermieden werden.

Digitale Heinzelmännchen

Genauso können wiederkehrende Teilaufgaben bereits automatisch erledigt oder vorbereitet werden, so dass hierfür keine zusätzliche Zeit aufgewendet werden muss. Hierfür gibt es „Digitale Heinzelmännchen“. Das können z. B. Bots sein, die die wiederkehrenden Anteile wie Umformatieren, Transportieren, Analysieren oder verdichten von Daten und Informationen bereits erledigt haben, bevor ein Mensch am jeweiligen Prozessschritt tätig wird. Alle Anwender:innen können sich heute übrigens grundsätzlich selbst und ohne Programmierkenntnisse eine ganze Horde von Heinzelmännchen für sich arbeiten lassen – vorausgesetzt ihnen wird eine entsprechende Technologie und Anwendung zur Verfügung gestellt.

Die gleiche oder eine ähnliche Technologie kann grundsätzlich auch dafür eingesetzt werden, dass alle Menschen alle ihre Informationen und Aufgaben immer am gleichen Ort finden – sortiert und vorbereitet. So entsteht ein Cockpit bzw. ein Digital Workplace, der wirklich jeden Tag im Zentrum der Arbeit steht.

Digitale Assistenzsysteme

Gut gemachte Digitale Assistenzsysteme können die menschliche Arbeit nochmals deutlich erleichtern und weiter unterstützen.

Ein Empfehlungssystem (recommender engine) oder eine auf machine learning aufgebaute Anwendung kann im jeweiligen Prozessschritt bzw. zur aktuellen Aufgabe ähnliche Fälle identifizieren. Damit können dann direkt Hinweise, Formulierungsvorschläge oder Lösungsansätze angeboten werden, die von den Anwender:innen auf Wunsch im Ganzen oder in Teilen übernommen werden können.

Mit einer solchen digitalen Assistenzfunktion geht die Arbeit sicher noch leichter von der Hand und die Menschen können sich auf ihre wirklichen Stärken konzentrieren.

Digitalisierung ohne Kompromisse

Digitale Prozesse sollten vollständig digital sein. Medienbrüche führen letztlich immer zu Nacharbeit, da ein bereits erstelltes Arbeitsergebnis später noch dem Prozess hinzugefügt werden muss. Die meisten Mitarbeitenden finden es auch besonders hinderlich oder fühlen sich sogar ein bisschen gegängelt, wenn nach der Arbeit noch eine Dokumentation „nur für den Prozess“ erfolgen muss. Dies lässt sich vermeiden, wenn der Prozess vollständig digital abgebildet ist und die Arbeit auch im Wesentlichen direkt digital erledigt wird. Die Grundregel hierfür sollte also lauten: „Wenn die Arbeit erledigt ist, ist auch der Prozess vollständig (dokumentiert).“

 

Automatische Standards und Reports

Standards

Exzellente Prozesse, müssen natürlich weiterhin Standards und Normen erfüllen. Nicht ISO-Normen spielen hier eine wichtige Rolle, sondern auch andere branchenspezifische Vorschriften oder selbstgewählte Standards, die sich stark bewährt haben und deshalb beibehalten werden sollen.

Diese Standards sollten heutzutage jedoch konsequent in die Prozessschritte eingebaut werden, so dass sie immer automatisch erfüllt sind. Das heißt, jeder einzelne Schritt wird so aufgebaut, dass die für die Standards notwendigen Elemente immer vorhanden sein müssen, wenn dieser Schritt abgeschlossen wird. Ein Abschluss der Schritte und die Weitergabe an nachfolgende Schritte darf dann unvollständig einfach nicht mehr möglich sein. Dies lässt sich heutzutage z.B. mit Hilfe von Formularfunktionen schnell und einfach „programmieren“ bzw. zusammenschieben.

So werden Standards automatisch nachgehalten und die Führungskräfte müssen diese lästige und unangenehme Aufgabe (immer wieder an die eigentlichen Standards erinnern zu müssen) nicht mehr übernehmen und können sich konsequenter anderen Dingen z. B. dem Entwickeln und Coachen Ihrer Mitarbeiter:innen widmen.

Reports

Ein exzellenter Prozess braucht auch Reports, u.a. um Ziele zu definieren, Trends zu erkennen und Verbesserungen zeigen zu können. Diese Reports brauchen in einem exzellenten Prozess aber keine Arbeit bzw. dürfen keinerlei Arbeit machen! Reports können und sollten heute immer voll automatisch erstellt werden. Nur so sind sie hilfreich und keineswegs lästig für niemanden. Zudem haben automatische Reports einen weiteren Vorteil: Alle Elemente müssen klar und eindeutig definiert sein. Damit werden Reports wirklich objektiv und es gibt kein Tricksen oder Beschönigen.

Keine Mails!

Zu guter Letzt: Ein exzellenter Prozess produziert keine Mails! Alle wesentlichen Elemente können als Aufgaben dargestellt und aufbereitet werden. Der Transport von Informationen erfolgt automatisch. Alle Beiträge zum Prozessergebnis werden direkt im Prozess erfasst. So werden Mails für Prozesse vollständig unnötig, obsolet und lenken nur ab!

 

Es gibt also jede Menge zu tun, um heute Prozesse wirklich exzellent zu gestalten. Hier haben wir zunächst die notwendigen Anforderungen betrachtet.

Im Übrigen eignen sich diese Anforderungen auch als Basis für eine Standortbestimmung oder ein aktuelles Prozess-Reifegrad-Modell.

In den nächsten Schritten wird es darum gehen, die richtigen Technologien und Anwendungen für die einzelnen Anforderungen auszuwählen oder zuzuordnen. Im Anschluss wird nicht nur ein konsequenter Einsatz derselben hilfreich sein, sondern auch eine wirklich gut überlegte Begleitung der Veränderung: Mensch, Kultur, Prozesse – das lässt sich nicht trennen, wenn wir nachhaltige Erfolge erreichen wollen.

Sprechen Sie mich gerne an, falls Sie gemeinsam an Ihren Prozessen arbeiten möchten.