3. Februar 2023 | Digital Excellence

ZeroMail, ZeroExcel – die einfachste Strategie für mehr Dynamik in der Digitalen Transformation!?

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?

Digital Update
Digitale Prozesse
DigitaleTransformation
Kolleg:in Computer
Process Excellence

Ähnliche Beiträge

10. Januar 2024 | Digital Excellence

Mit dem Copilot bringt Microsoft die KI für Alle! Wie kann das funktionieren – in Ausbildung und Betrieb?

Microsoft integriert mit dem Copiloten die KI direkt in die MS365-Umgebung. Was könnte das im Alltag bedeuten und welche möglichen Herausforderungen sollten betrachtet werden? Hierzu gab es einen Impulsvortrag im ...

4. Dezember 2023 | Smart Factory

Wie Sie mit Microsoft 365 das Shopfloor-Management vereinfachen

In einem Shopfloor-Management sind täglich unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Wie kann man diese einfacher und effizienter gestalten, ohne im Idealfall zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen? Microsoft 365 erweist sich ...

12. Oktober 2023 | Digital Excellence

Mit dem Copilot bringt Microsoft die KI für Alle! Wie kann das funktionieren – in Ausbildung und Betrieb?

Microsoft integriert mit dem Copiloten die KI direkt in die MS365-Umgebung. Was könnte das im Alltag bedeuten und welche möglichen Herausforderungen sollten betrachtet werden? Hierzu gibt es einen Impulsvortrag im ...

30. Juni 2023 | Digital Excellence

IPA – was ist das? (i)I(o)T-Begriffe kurz erklärt

Was ist eigentlich IPA und was hat das mit exzellenten Prozessen zu tun? ...

12. Juni 2023 | Digital Excellence

(i)I(o)T-Begriffe kurz erklärt – RPA

Wofür steht RPA und was kann diese Technologie?      ...

8. Mai 2023 | Smart Factory

Digitales Lernen in der Fertigung – Chancen, Hürden, Voraussetzungen

Digitales Lernen – oder genauer digital unterstütztes Lernen – in der Fertigung wird immer wichtiger. Hier ist derzeit ein Trend zu beobachten und viele Unternehmen sind derzeit dabei, digitales ...

3. April 2023 | Digital Excellence

Digital Update Swimlanes

Mit Hilfe der Swimlanes-Methodik werden Prozesse – insbesondere auch für eine spätere Digitalisierung oder Verbesserung – häufig dargestellt. Dabei werden traditionell die jeweiligen Prozessaufgaben verschiedenen Funktionsbereichen oder ...

15. Dezember 2022 | Digital Excellence

Internet-, Daten- und Cloud-Nutzung nachhaltig(er) gestalten

Kürzlich bin ich über einen Post von Nele Hirsch gestolpert: Sie bietet hier u.a. eine Checkliste für eine möglichst nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Internetelementen an. Ich ...

2. Dezember 2022 | Digital Excellence

Digital Update Wertschöpfung und Verschwendung

Die im Lean-Kontext lange bekannte Unterscheidung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung bietet in vielen Unternehmensbereichen – auch in den administrativen – gute Möglichkeiten, schnell Potenziale für weitere Verbesserungen zu entdecken. Wertschöpfende ...

10. Oktober 2022 | Digital Excellence

Digital Update Ishikawa-Diagramm

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (a.k.a Ishikawa, Fischgräte, 6M) hat sich sowohl bei der Fehler- als auch bei der Prozessanalyse stark bewährt. Die Methode ist einfach anwendbar und liefert zuverlässig wichtige Einflussfaktoren. ...

27. September 2022 | Digital Excellence

Expertengespräch: Daten organisieren und strukturieren

Wir produzieren und nutzen immer mehr Daten. Wie können wir Strukturen bilden, damit wir uns dennoch gut zurechtfinden können und nicht so viel suchen müssen? Wie können wir Daten ...

8. September 2022 | Digital Excellence

Datenqualität

In diesem kurzen Video geht es um Datenqualität. Warum ist das wichtig und wird sogar immer wichtiger)  Welche Folgen können Daten in schlechter Qualität nach sich ziehen? Welche sind die ...

22. Juli 2022 | Digital Excellence

Kolleg:in Computer: Wie der Computer vom Werkzeug zur Kolleg:in wird

Hier geht es um einen Blick in die Zukunft der Arbeit. Während wir heute unsere Computer weitestgehend als Werkzeuge nutzen, wird sich in den kommenden Jahren eine ganz neue ...

12. Juli 2022 | Digital Excellence

Exzellente Prozesse – Anforderungen an digitale Prozesse heute

Die heutige Zeit bringt besondere Herausforderungen mit sich; sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer: Viele Bereiche sind aufgefordert, mit umfangreichen Veränderungen umzugehen. Hier spielt nicht nur die Digitalisierung ...

9. Januar 2022 | Digital Excellence

Organisation Mining – schnell und einfach

Mit flumen schnell zu Ergebnissen Heute möchte ich meinen Softwarepartner flumina kurz vorstellen. Die flumina GmbH bietet mit flumen eine Anwendung für organisation mining. Dabei werden die ...

9. Oktober 2021 | Digital Excellence

Certified Digital Process Manager – Augsburg Business School

Digitales Prozessmanagement Die Steinbeis Augsburg Business School bietet einen Zertifikatskurs „Digital Process Manager“ an. Hier erfahren Sie, wie heute ein Digitales Prozessmanagement gut funktioniert und auf welche ...

22. Juni 2021 | Digital Excellence

Expert:in Lean Administration 4.0 bei der IHK

In diesem von mir entwickelten Zertifikatskurs erhalten Sie die wichtigsten Werkzeuge und Informationen für den erfolgreichen Einsatz von Lean Administration 4.0. So gestalten Sie exzellente Digitale Prozesse! Details finden Sie hier: ...

Zurück zu allen Beiträgen