Author Archives: Steffen

Veränderungen machen nur wirklich Sinn, wenn sie dauerhaft und nachhaltig einen besseren, veränderten Zustand erzeugen. Doch bei vielen Veränderungsinitiativen ist dies nicht der Fall. Manche Dinge werden groß angekündigt und verlaufen dann im Sande. Anderes wird zwar umgesetzt, aber nicht dauerhaft oder nachhaltig angewendet. Wieder anderes wird zwar umgesetzt, aber von wenigen genutzt. Alle diese Varianten lassen sich leider oft beobachten und sind in vielen Fällen eine klare Geldverschwendung.

Bei genauer Betrachtung fällt auf, dass bei vielen der nicht erfolgreichen Veränderungen immer wieder die gleichen 4 Fehler gemacht werden, die sich eigentlich leicht vermeiden lassen.

Diese 4 Fehler werden hier beschrieben:

Der Phasenfehler

Kurt Lewin hat bereits 1947 festgestellt, dass Veränderungen in 3 Phasen verlaufen. In seinem 3-Phasen-Modell nennt er diese Phasen Unfreeze, Move und Reefreeze. Frei übersetzt bedeutet das so viel wie Planen/Vorbereiten, Umsetzen und Etablieren.

Der Phasen-Fehler besteht darin, einfach die dritte Phase – das Etablieren – zu vergessen, weil man glaubt mit der Umsetzung schon fertig zu sein und das Projekt damit beenden kann. Für diesen Fehler gibt es viele Beispiele.

Der Nicht-Vollständigkeitsfehler

John Kotter hat in seinem Buch Leading Change 1996 ein 8-Stufen-Modell vorgeschlagen. Ergreift hiermit ein wenig die Phasen von Lewin auf, erweitert das Vorgehen jedoch noch um weitere Stufen wie z. B. eine klare Vision oder einen klaren Zweck zu formulieren, verschiedene Beteiligte früh mit einzubinden usw. Zudem nennt er auch eine echte Befähigung, eine intensive Kommunikation und klare Handlungspläne als Erfolgsfaktoren für nachhaltige Veränderungen.

Der Nicht-Vollständigkeitsfehler besteht darin, hier einfach bestimmte Stufen wegzulassen oder nicht genau genug, nur halbherzig oder zu wenig intensiv zu bearbeiten. Hier ein oft gesehenes Beispiel dafür: Ein kurzes (Online-) Training oder jemandem etwas ein Mal zu erklären/zu zeigen ist noch lange keine Befähigung. Das ist besonders in Software-Projekten leider oft so. Da sollten wir uns dann auch nicht wundern, wenn nur wenige Mitarbeitende die neue Anwendung dann auch wirklich konsequent nutzen.

Der Planungsfehler

Elisabeth Kübler-Ross hat in ihrer Veränderungskurve festgestellt, dass echte Veränderungen immer in ähnlichen Wellen verlaufen. Alle diese Wellen sind mit unterschiedlich intensiven Widerständen oder Emotionen verbunden. Das interessante daran ist, dass diese Wellen recht stabil sind und deshalb niemanden überraschen sollten. Wir können in Veränderungsinitiativen damit recht genau vorhersagen, zu welchen Zeiten es „hoch her gehen“ wird. Das funktioniert tatsächlich sehr gut. Wir können also wissen, wann wir bereit sein sollten, für intensive Phasen, besondere Widerstände und starke Emotionen. Wenn wir das einplanen, können wir auch viel besser darauf reagieren z. B. mit Dialogbereitschaft, Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und intensiver Kommunikation. Das braucht natürlich auch Zeit. Genau hier manifestiert sich jetzt der Planungsfehler: Wir planen diese Zeit nicht ein, sondern im Gegenteil kürzen die verfügbare Zeit sogar: Da die Umsetzung (eigentlich eher die Planung) ja abgeschlossen ist, werden die meisten, die wirklich an den Projekten mitarbeiten, sofort aus den Projekten abgezogen und für andere Tätigkeiten eingeplant. So hat keiner mehr Zeit dafür, auf die intensiven Emotionen, Widerstände, Fragen usw. adäquat zu reagieren. Dumm gelaufen – falsch geplant, kaum was gewonnen.

Der Abgabe-Fehler

Der Abgabe-Fehler ist oft eine Folge der oben genannten Fehler. Wenn etwas vergessen wurde, zu wenig kommuniziert wurde o.ä. wird das Etablieren und die damit verbundenen Tätigkeiten einfach an die Führungskräfte (vor Ort) abgegeben. Das nützt leider oft auch nicht viel, denn die haben meist schon genug zu tun und werden den zusätzlichen Tätigkeiten nur selten Priorität einräumen. Abgeben funktioniert also auch nicht.

Das waren die 4 typischen Fehler im Change Management. Es ist erstaunlich wie viele nicht gelungene Veränderungen sich auf die leicht zu vermeidenden Fehler zurückführen lassen.

Deshalb mein Appell: Wenn ihr was macht, macht es besser und richtig! Wiederholt nicht die Fehler, die alle schon kennen!

Das Modell im Kurzüberblick

Das hier kurz beschriebene Modell bietet eine Orientierung, wie der Weg zur Smart Factory aussehen kann. Es eignet sich sowohl für die Standortbestimmung als auch für die Auswahl und Priorisierung der nächsten Schritte. Deshalb kann genauso eine Roadmap wie ein Reifegradmodell hieraus abgeleitet werden.

Die 4 Stufen sind:

  • Transparenz
  • Reaktionsfähigkeit
  • Automation
  • Verknüpfung

Die einzelnen Stufen bauen aufeinander auf. Es ist jedoch nicht notwendig, eine Stufe vollständig abzuschließen, bevor mit der nächsten Stufe angefangen werden kann. In einer realen Fabrik wird es immer unterschiedlich weit ausgebaute Bereiche und unterschiedliche Stände bezüglich der 4 Stufen geben. Daher sind auch die jeweils folgenden Aktivitäten nicht in allen Bereichen immer gleich.

Dennoch ist es wichtig, die Aktivitäten grundsätzlich auf Fabrikebene zu denken und zu betrachten und nicht nur einzelne Fertigungsbereiche oder Linien in den Fokus zu nehmen, weil nur so die vollen Vorteile einer Smart Factory erreicht werden können.

Stufe 1: Transparenz

Transparenz bedeutet, dass ich immer weiß was gerade in der Fabrik passiert.

Eine Transparente Fabrik ist eine Fabrik, in der ich immer genau weiß, was wann wo los ist – und zwar in Echtzeit!

Im Fokus der ersten Stufe steht die Vertikale Integration, also die digitale Vernetzung der Dinge in einer Fabrik. Nur wenn ich diese Dinge (insbesondere Maschinen, Aufträge und Materialströme) vernetze, können sie auch Daten über den jeweiligen Zustand, den Fortschritt oder die aktuelle Position liefern. Mit Hilfe dieser – vielleicht bisher (in Teilen) fehlenden Daten kann ich Transparenz herstellen und innerhalb eines Systems auch handlungsorientiert visualisieren.

In dieser Form kann Transparenz eine deutliche und umfänglich positive Wirkung entfalten. Alle gesammelten Daten nutzen schließlich nichts, wenn niemand damit arbeitet oder diese erst im nächsten Monatsreport wieder auftauchen.

Die erste Stufe auf dem Weg zur Smart Factory ist mit verschiedenen Technologien und Systemen verbunden, die nicht nur Kosten, sondern auch andere Aufwendungen verursachen. Die Vorteile überwiegen die Kosten letztlich aber deutlich.

Stufe 2: Reaktionsfähigkeit

Auf Stufe 2 geht es darum, die Reaktionsfähigkeit zu verbessern und mit Hilfe der Daten schneller und besser zu entscheiden. Wir müssen also beginnen, wirklich intensiv mit den gesammelten Daten zu arbeiten. Dabei werden wir feststellen, dass wir auch bisherige Abläufe überprüfen und anpassen müssen. Sonst laufen wir Gefahr, dass wir zwar die Daten haben und besser handeln könnten, aber uns die eigenen Prozesse und Standards dies nicht ermöglichen. Deshalb müssen auf Stufe 2 alle Routinen, Regeln und Standards geprüft werden und ggf. angepasst, erneuert oder gar vollständig ersetzt werden. Normalerweise werden wir bei dieser Prüfung allerdings auch feststellen, dass wir einige der bisherigen Regelungen einfach gar nicht mehr brauchen.

Stufe 2 braucht in erster Linie echte Veränderungsbereitschaft und ist auch deshalb nicht technologisch geprägt.

Stufe 3: Automation

Nachdem wir uns auf Stufe 1 die fehlenden Daten besorgt haben und auf Stufe 2 mit den Daten gearbeitet haben, können wir nun beginnen, die Daten für uns arbeiten zu lassen. Die Logik dahinter ist also folgende:

  • Daten sammeln
  • mit den Daten arbeiten
  • die Daten für sich arbeiten lassen

Manche der Routinen, die wir überprüft haben und weiterhin brauchen, können programmiert und automatisch ausgeführt werden. Auf Stufe 3 geht es darum, programmierfähige Routinen zu identifizieren, programmierfähig zu beschreiben und schlussendlich zu programmieren.

Die Technologien hierfür sind heute einfach und schnell nutzbar. Das ist nicht mehr so aufwendig und kompliziert wie noch vor wenigen Jahren.

Allerdings müssen wir bei der Auswahl der Routinen, die automatisch laufen sollen, genau aufpassen und nur die Routinen auswählen, die wirklich robust genug und dafür geeignet sind.

Stufe 4: Verknüpfung

Auf Stufe 4 geht es darum, die Vorteile der Smart Factory im ganzen Unternehmen zu nutzen. Es geht also um die gesamte Prozesskette z. B. von der Entwicklung bis zum Recycling. Neue Technologien werden an dieser nicht mehr gebraucht. Dennoch ist die Horizontale Integration (so wird die Verknüpfung entlang der ganzen Prozesskette auch genannt) eine umfangreiche Aufgabe, die eine intensive Kommunikation braucht und – konsequent gemacht – zu vielen Veränderungen führt. Allerdings sind die Vorteile und der Nutzen daraus unbestritten.

Welche Fähigkeiten gewinnen wir mit der Transparenten Fabrik?

In den meisten Smart Factory Modellen wird mehr Transparenz oder die Transparente Fabrik als grundlegender und früh platzierter Baustein auf dem Weg zur Smart Factory beschrieben.

Doch was hat es damit auf sich? Warum ist das so wichtig und was bedeutet Transparenz in diesem Sinne? Welchen Nutzen und welche Fähigkeiten gewinnen wir damit?

Was ist eine Transparente Fabrik?

Transparenz bedeutet, dass ich immer weiß was gerade in der Fabrik passiert.

Eine Transparente Fabrik ist also eine Fabrik, in der ich immer genau weiß, was wann wo los ist – und zwar in Echtzeit!

Was und wann?

Der wichtigste Aspekt ist hier der Fortschritt der Aufträge. Laufen die aktuellen Aufträge wie geplant oder treten Hürden, Verzögerungen oder andere Probleme auf. Hierzu gehört natürlich auch die Qualität der produzierten Halb- und Fertigwaren.

Vielerorts ist der Auftragsfortschritt bisher eine Art Black Box: Aufträge werden zwar angemeldet und rückgemeldet – was dazwischen passiert, bleibt jedoch oft unklar oder wird nur verzögert gemeldet .Dies führt zu verschiedenen Schwierigkeiten die im Fabrikalltag bewältigt werden müssen, z. B.:

  • Neu- und Umplanungen, wenn Verzögerungen auftreten.
  • Materialbewegungen zu falschen Zeitpunkten und damit einem deutlich erhöhten Bestand.
  • Nacharbeiten, die auch geplant werden müssen.

In einer transparenten Fabrik würde ich sofort wissen und sehen, wenn Veränderungen (zum geplanten Fortschritt der Aufträge) auftreten und könnte sowohl die Produktion als auch die Intralogistik schnell oder sofort anpassen. Das kann z. B. mit einer Überwachung des Auftragsfortschritts realisiert werden. Wir könnten hier genauso Stückzähler wie auch die Fortschritte der jeweiligen Programme hinzuziehen:

  • Haben wir nach der Hälfte der geplanten Zeit auch die Hälfte der Stücke produziert?
  • Hat das Programm nach der Hälfte der Zeit auch die „Halbzeit“ erreicht?

Damit wir wirklich schnell reagieren können,  müssen die aktuellen Geschehnisse allerdings nicht nur theoretisch bekannt sein, sondern auch allen relevanten Personen automatisch und in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden.
Nur in dieser Form kann Transparenz eine deutliche und umfänglich positive Wirkung entfalten. Alle gesammelten Daten nutzen schließlich nichts, wenn niemand damit arbeitet oder diese erst im nächsten Monatsreport wieder auftauchen.

Wo?

Ja, wo steht eigentlich das ganze Material für den Auftrag? Was wurde bereits verbraucht und wann ist eine Nachlieferung zur Linie notwendig? In einer Transparenten Fabrik stehen diese Informationen immer aktuell im System zur Verfügung und die Orte aller Materialien, Behälter etc. sind bekannt. So entfallen auch die üblichen Suchzeiten. Dass auch die Materialbewegungen zu einer Transparenz gehören, wird übrigens oft eher stiefmütterlich behandelt oder mit manuellen Buchungen (teilweise) gelöst. Meistens fokussieren produzierende Unternehmen die Vernetzung von Maschinen und lassen so auf Materialebene ein großes Potenzial ungenutzt (Stichworte Bestand und Suchzeiten).

Zum wo gehören allerdings genauso die Arbeitsplätze und Anlagen dazu. An welcher Stelle wird an welchem Auftrag gearbeitet?

Was bringt uns Transparenz? Welche Fähigkeiten gewinnen wir damit?

Die wichtigsten Fähigkeiten, die wir mit einer Transparenten Fabrik gewinnen:

Transparente Leistung

Wir können jederzeit die geplante Leistung mit der tatsächlich erbrachten Leistung vergleichen und viel schneller auf Abweichungen reagieren. So wissen wir auch jederzeit, ob wir gut unterwegs sind und wie geplant Geld verdienen. Zudem erhalten auch alle unsere Mitarbeitenden täglich einen genauen Eindruck, ob es ein guter oder schlechter Tag war. So können Sie auch in guter Stimmung nach Hause gehen, wenn Sie Ihren Beitrag wie geplant geleistet haben.

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellen

Wenn wir wissen, was wann wo passiert, wissen wir auch, was dort gerade gebraucht wird. Das betrifft nicht nur das Material, sondern insbesondere auch Informationen. Dadurch, dass wir wissen, welche Aufträge gerade wo laufen, können wir z. B. auch immer genau die richtige Anleitung dafür anzeigen. Die Anleitungen können dann auch auf einfache Art und Weise interaktiv und multimedial sein. So könnte eine Anleitung zum Einrichten oder Rüsten Schritt-für-Schritt gestaltet und angezeigt werden. Genauso können auch Montageanleitungen interaktiv und präzise passend gestaltet werden (Stichwort Werkerführung/Guided Procedures). Gleichzeitig ist auf diese Weise auch immer sichergestellt, dass nur die jeweils aktuelle Version zur Verfügung steht. Außerdem können wir jeweils noch ergänzende aktuelle Informationen z. B. Hinweise zu aktuellen Qualitätsproblemen mit bereitstellen.

Ich kann nach mehr als 100 Audits in diesem Stil sicher Folgendes sagen:

Alle Auditoren stehen darauf und alle Audits sind viel einfacher, wenn immer automatisch die richtige Information in der richtigen Version zur Verfügung steht.

Und das sind nur wenige von vielen Vorteilen, die wir mit einer Transparenten Fabrik erreichen können. Zudem sammeln oder schaffen wir auf diesem Weg die notwendigen Daten für den sinnvollen Einsatz anderer Technologien wie Machine Learning und Process Mining.

Was ist eine Smart Factory?

Diese Frage klingt recht simpel; die Antwort ist dennoch nicht immer einfach.

Eine klare, allgemein genutzte Definition gibt es für den Begriff Smart Factory auch nach über 10 Jahren Industrie 4.0 immer noch nicht. Stattdessen gibt es viele verschiedene Definitionen, die jeweils unterschiedliche Aspekte in den Fokus rücken.

Zudem gibt es gleich eine ganze Reihe verwandter Begriffe wie Industrie 4.0, Digitale Fabrik, Digital vernetzte Fabrik, Autonome Fabrik usw. Auch diese Begriffe werden nicht immer gleich verwendet, unterschiedlich genutzt oder vermischt.

Deshalb gibt es auch immer wieder Missverständnisse, die das Vorankommen in Richtung Smart Factory oft eher behindern als unterstützen.

Was also ist eine Smart Factory?

Beginnen wir doch einfach mit der Frage, was smart eigentlich bedeutet.

Heute sind ja ganz viele Sachen smart: Wir finden z. B. Smart Watches, Smart Homes oder auch smarte Haushaltsgeräte.
Alle diese Dinge, die smart genannt werden, haben eins gemeinsam: Sie sind mit der IT-Welt (meist einer Cloud) verbunden und können mit dieser kommunizieren. Smart bedeutet also nichts anderes als digital vernetzt.

Das gleiche gilt für eine Fabrik. Sie entwickelt sich zu einer Smart Factory, wenn die Dinge in ihr – üblicherweise Maschinen und Anlagen, Produkte, Material und Menschen – mit der IT-Welt vernetzt sind und mit dieser kommunizieren können.

In einer Smart Factory geht es genau um diese Kommunikationsfähigkeit. In einer Smart Factory können Material, Maschine, Produkt und Mensch IT-gestützt miteinander kommunizieren und sich so viel besser und schneller abstimmen.

Smart bedeutet also keineswegs automatisiert oder autonom! Smart bedeutet digital vernetzt!

Eine Fabrik wird demnach umso smarter, umso mehr in ihr vorhandene Elemente mit der IT-Welt (oder der digitalen Welt) verbunden sind.

Das ist leider nicht ganz so einfach, wie es sich anhört.

In einer gewachsenen Fabrik sind viele Maschinen, Anlagen oder Materialbehälter eben nicht mit dem Netz verbunden und können deshalb im Netz auch nicht gefunden oder angesprochen werden. Auch können die nicht-verbundenen Elemente keine Auskunft im Netz über sich selbst geben – also z. B. den Zustand, die Aktivität oder Auslastung oder die Position übermitteln.

Bildlich können wir uns eine nicht-smarte Fabrik wie eine Insellandschaft vorstellen, bei der es keine Verbindungen zwischen den einzelnen Inseln gibt und eine Kommunikation oder ein Austausch deshalb nicht stattfinden kann. Fangen wir jetzt aber an, Fährverbindungen, Brücken und Tunnel zu bauen, wird dieser Austausch deutlich leichter.

Und genau diese Verbindungen schaffen wir auf dem Weg zur Smart Factory: Wir bauen Verbindungen, etablieren so eine direkte Kommunikationsfähigkeit und ermöglichen den (Daten-) Austausch. Je vollständiger und umfangreicher wir das tun desto smarter wird unsere Fabrik.

Eine Smart Factory ist also eine digital vernetzte Fabrik, in der die verschiedenen Bausteine und Elemente in der Produktion IT-gestützt miteinander kommunizieren können.

In der Abbildung ist die Kommunikationsfähigkeit mit dem Pfeil in der Mitte dargestellt. Mit diesen Verbindungen wird eine Fabrik smart.

Microsoft integriert mit dem Copiloten die KI direkt in die MS365-Umgebung. Was könnte das im Alltag bedeuten und welche möglichen Herausforderungen sollten betrachtet werden?

Hierzu gab es einen Impulsvortrag im Rahmen de Netzwerks Q 4.0 am 28.11.23.

Diesen gibt es jetzt hier in ähnlicher Fassung und in voller Länge.

In einem Shopfloor-Management sind täglich unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Wie kann man diese einfacher und effizienter gestalten, ohne im Idealfall zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen? Microsoft 365 erweist sich hier als überraschend vielseitig.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben und überlegen dann, mit welcher Herangehensweise und welchen Tools in Microsoft 365 Vereinfachungen und Verbesserungen beim Shopfloor-Management möglich sind. Hierzu betrachten wir ausschließlich Tools, die in fast allen MS-365-Paketen nutzbar – also im Normalfall bereits bezahlt – sind. Für die Umsetzung fallen daher keine zusätzlichen Kosten an.

Die Ausgangslage

Viele Shopfloor-Managementsysteme haben sich über Jahre oder gar Jahrzehnte etabliert. Gleichzeitig wurden die verbundenen Prozesse oft nicht konsequent weiter verbessert und mit Hilfe aktueller Tools gestaltet. So sind über die Jahre verschiedene, oft tägliche, Routinen entstanden, die von den Führungskräften vor Ort übernommen werden und täglich Zeit kosten.

Hier ein paar Beispiele:

  • Erstellen von (täglichen) Auswertungen
  • Schichtplanung
  • Verwalten und Organisieren von Rückmeldungen, Tickets und möglichen Verbesserungen
  • Maßnahmenpläne und deren Verwaltung
  • Gespräche vor Ort führen und dokumentieren

Viele der genannten Aufgaben werden mit Hilfe von Excel erledigt, obwohl dieses Tool hierfür nicht wirklich gut geeignet ist und damit genaugenommen zweckentfremdet wird. Zudem ist Excel ursprünglich nicht für eine reibungslose Zusammenarbeit oder für sich täglich ändernde lebende Dokumente ausgelegt.

Deshalb gehen diese Dateien dann auch immer wieder mal kaputt, Makros und Links funktionieren dann zum Beispiel nicht mehr richtig. Das alles kostet zusätzliche Zeit, die für Führungs- und Verbesserungsaufgaben vor Ort besser eingesetzt wäre. Das geht mit MS 365 viel besser.

Herangehensweise 1: Aufgaben klassifizieren

Was müssen wir also tun, um diese täglich anfallenden Aufgaben einfacher, schneller und effizienter zu gestalten?

Zunächst sollten wir uns darüber klar werden, um welche Typen von Aufgaben es sich handelt und diese klassifizieren. Doch welche Typen und Klassen gibt es?

Eine typische Aufgabe ist zum Beispiel das Erstellen von Auswertungen und Reports. Weitere sind:

  • Erfassung vielfältige Meldungen, beispielsweise Rück-, Qualitäts-, Instandhaltungs-, IT- und Störmeldungen sowie Hinweise für mögliche Verbesserungen
  • Schicht-, Weiterbildungs- und Urlaubsplanung
  • Erfassung und Aktualisierung von Aufgaben; Maßnahmenpläne und deren Verwaltung

Diese kurze Liste könnte und sollte natürlich individuell erweitert werden. Allerdings passen doch ziemlich viele der typischen Aufgaben im Shopfloor-Management bei genauer Betrachtung in die gerade genannten Klassen. Diese Typisierung der anfallenden, wiederholten Tätigkeiten ist ein wichtiger erster Schritt, um die weiteren Maßnahmen konsequent gestalten zu können.

 

Herangehensweise 2: Nicht mit klassischen Dateien, sondern mit Tools arbeiten – Datenerfassung, Datenhaltung und Auswertungen trennen


Für die Datenerfassung, Datenhaltung und das Erstellen von Auswertungen gibt es jeweils Tools, die extra dafür entwickelt wurden oder zumindest deutlich besser dafür geeignet sind als das klassische Office und insbesondere Excel. Sie werden deutlich besser fahren, wenn Sie diese Tools auch einsetzen und nicht versuchen, mit gewohnten Anwendungen weiterzuarbeiten. Dafür können Sie Aufgaben und die jeweiligen Prozessschritte mit folgenden Fragen einordnen:

  • In welchem Schritt erfassen wir Daten?
  • In welchen Schritten sammeln oder bearbeiten wir bereits erfasste Daten? Wie sollen die Daten weiterverarbeitet werden?
  • Welche Auswertungen soll es geben und wie sollen diese präsentiert werden?
  • Welche Dateien können wir ablösen und stattdessen konsequent bestimmte Tools einsetzen?

Wenn wir diese Fragen klar beantworten können, werden die folgenden Schritte und die damit verbundene Toolauswahl deutlich einfacher.

Doch bevor wir die folgenden Schritte genauer betrachten, werfen wir noch kurz einen Blick auf einen Vorteil, der für alle MS-365-Elemente gilt: Microsoft 365 ist von Grund auf für die Zusammenarbeit ausgelegt. Das bedeutet, Sie können alle Elemente mit Einzelpersonen oder Teams teilen. Ein bestehendes Element können Sie außerdem duplizieren und auf anderem Wege, beispielsweise in einer anderen Produktionsgruppe mit anderen Daten, wiederverwenden. Zudem kann man jeweils Schreib- und Leserechte teilen.

Tools und mögliche Lösungen

Datenerfassung mit MS Forms

MS Forms eignet sich sehr gut für die Datenerfassung. Schließlich heißt Forms so, weil es für das Erstellen von Formularen und das Erfassen der Formulareingaben entwickelt wurde. Sie können also alle Typen von Meldungen und auch Hinweise sowie Verbesserungsvorschläge mit einem jeweils dafür gestalteten Formular erfassen. Das ist übrigens sehr einfach und schnell erledigt. Das bringt gleich mehrere Vorteile:

  • Prozesse werden papierlos.
  • Die Formulare gehen nie kaputt.
  • Alle Eingaben werden automatisch an einem Ort gesammelt und können sowohl exportiert als auch weiter transportiert werden.
  • Die Daten haben automatisch immer das richtige Format – eine weitere Verarbeitung ist so deutlich einfacher.
  • Die Oberfläche funktioniert gut auf allen Geräten und sieht ansprechend aus.
  • Alle Meldungen laufen über die gleiche Oberfläche, die so funktioniert, wie man es aus dem Internet kennt. Der notwendige Lernaufwand geht gegen null.
  • Falls gewünscht, können die Namen der eintragenden Personen direkt miterfasst werden.
  • Wenn keine Namen erfasst werden, kann Forms auch ohne User und mit allen Geräten genutzt werden.
  • Die bestehenden Formulare können geteilt, dupliziert und wie gewünscht angepasst werden, ohne wieder von vorne beginnen zu müssen.
  • Andere Medien (z. B. Fotos) oder Dateianhänge sind schnell und einfach hinzugefügt.
  • Alle Anträge (z. B. Urlaub/Gleitzeit) können ebenfalls mit Forms abgebildet werden.

Wenn Sie Forms konsequent dafür einsetzen, papiergebundene Eingaben zu digitalisieren und alle notwendigen, im Shopfloor zu erfassenden Daten beziehungsweise Meldungen damit abbilden, sind Sie sehr gut vorbereitet, weitere Effizienz-Vorteile und Zeitersparnisse zu realisieren.

Datenhaltung mit MS Lists

Mit Lists hat Microsoft eine verbesserte Oberfläche für die Share-Point-Listen geschaffen. Diese ist deutlich ansprechender und zugänglicher als bisher. Zudem arbeitet Lists mit allen anderen MS-Tools gut zusammen und eignet sich daher besonders für die Datenhaltung – also für das Sammeln der Daten eines Prozesses, wie zum Beispiel Qualitätsmeldungen, an einem Ort.

Das klingt erstmal wenig spannend, bringt aber einige Vorteile. Natürlich bieten Listen keine vollständigen Datenbankfunktionen; allerdings kommen sie an manchen Stellen recht nah ran. So können Sie zum Beispiel auf Basis der gleichen Liste verschiedene Ansichten erstellen. Hier bieten sich insbesondere die Kalenderansicht, sofern das Datum eine Rolle spielt, und die Kanban-/Board-Ansicht, wenn eine Kategorie oder ein Status relevant ist, an.

Die zugrundeliegenden Daten sind immer dieselben und Änderungen werden auch automatisch in der Basisliste übernommen. Zusätzlich können einzelne Elemente jederzeit bearbeitet, ergänzt oder kommentiert werden – egal aus welcher Sicht sie angesteuert werden.

Automatische Auswertungen mit Power BI

Mit Power Bi können Dashboards erstellt werden, die immer aktuell sind. Liegen die Daten in einer Liste vor, ist das besonders einfach: Man muss nur den richtigen Knopf finden und klicken; dann entsteht das Dashboard vollautomatisch und kann auf Wunsch weiter angepasst werden. Auch gerade deshalb ist die Datenhaltung in Lists von Vorteil.

Aufgaben mit Planner/To Do

Alle Aufgaben gehören in ein Aufgabentool! Aufgaben mit Terminen und zugeordneten Verantwortlichkeiten haben in Mails oder anderen – nicht dafür gestalteten Tools – nichts zu suchen. Ein Tool wie Planner erleichtert die Priorisierung und Bearbeitung deutlich. Zudem arbeiten die Apps auch hervorragend mit anderen Tools wie Lists zusammen. Das heißt, dass Aufgaben zum Beispiel auch automatisch aus Listeneinträgen generiert und verteilt werden können.

Schichtplanung mit Schichten

Innerhalb von MS365 gibt es ein extra Tool für die Schichtplanung. Es heißt – was für eine Überraschung – „Schichten“. Das Tool baut auf dem Kalender auf und kann somit sehr gut für die Schicht-, Urlaubs- und Weiterbildungsplanung eingesetzt werden. Hierdurch entsteht immer ein guter Überblick und die notwendigen Entscheidungen können schneller und einfacher getroffen werden.

Prozessautomation mit PowerAutomate

Kommen wir zu einem besonders wichtigen Punkt: Mit Power Automate finden Sie in Microsoft 365 ein Tool für die Prozessautomation. Hiermit können alle genannten Tools automatisch verbunden und Prozesse beziehungsweise Aufgaben automatisiert werden. Microsoft nennt diese Automationen Flows.

So können Sie beispielsweise nahezu alle Auswertungen automatisch erstellen und niemand muss dafür täglich Arbeitszeit investieren. Hier ein Beispiel, wie die Tools zusammenarbeiten können:
Die Datenerfassung erfolgt in Forms. Die jeweiligen Einträge werden automatisch in eine Liste übernommen, welche mit einem Dashboard in Power BI verknüpft ist. Fertig!

Ähnliches funktioniert auch mit Meldungen zu Änderungen oder in Richtung der Instandhaltung: Datenerfassung in Forms, automatischer Transport in eine Liste für ein Dashboard; und zusätzlich wird automatisch eine Aufgabe in Planner erstellt und zugewiesen.

Klingt doch gar nicht schlecht, oder? Das beste daran ist übrigens: Es ist sehr einfach und alle oben genannten Flows stehen fertig als Vorlage zur Verfügung. Hier müssen Sie im Prinzip lediglich die Links zu den Elementen, die zusammenarbeiten sollen, eintragen.

Genauso können mit den Vorlagen auch Genehmigungsprozesse, zum Beispiel für Urlaub oder Weiterbildung, schnell und transparent gestaltet werden.

An einem Ort zusammenfassen

Zu einem guten Shopfloor-Management gehört auch ein Ort, an dem die relevanten Informationen und Kennzahlen für alle zugänglich präsentiert werden. Wenn die Prozesse digital sind, bietet sich natürlich auch ein digitales Shopfloor-Board an.

Das kann mit Hilfe einer Share-Point-Seite gut und schnell realisiert werden. Die Integration verschiedener Informationen an einem Ort könnte auch in Teams erfolgen – Share Point ist hier jedoch deutlich besser und vielfältiger nutzbar.

Und was ist mit SAP?

Vielerorts bilden SAP-Reports die Grundlage für wesentliche Elemente und Kennzahlen im Shopfloor-Management. Leider können diese nicht direkt in Lists übernommen werden. Das führt in allen Fällen, die ich ausprobiert oder beobachtet habe, nicht direkt zum gewünschten Ergebnis.

Doch es gibt eine Lösung: Microsoft bietet innerhalb von Automate einen SAP-Konnektor an. Dieser kostet zwar zusätzlich, doch der Einsatz kann sich oft lohnen, da Sie hiermit täglich Zeit sparen können

Einfacher, schneller, günstiger

Mit Microsoft 365 können Sie viele Aufgaben im Shopfloor-Management deutlich einfacher darstellen und weniger zeitintensiv bearbeiten. Zudem bietet die Power Platform – auch bereits ohne MS-Loop und Co-Pilot – viele Anknüpfungspunkte für zielführende Automationen von wiederkehrenden Aufgaben oder den Transport von Daten aus einer Anwendung in eine andere.

Die Zeitersparnisse können erheblich sein und Sie ermöglichen es auf diese Weise den Führungskräften vor Ort, wieder mehr Zeit in die eigentlichen Führungsaufgaben – wie das Entwickeln von Mitarbeitenden und das Verbessern der Prozesse – zu investieren.

Einfaches Shopfloor Management mit MS 365. Das hat sich bisher für alle gelohnt, die diesen Weg gegangen sind. Wer möchte, kann gerne mal nachfragen.

Dieser Artikel wurde bei Industry of Things veröffentlicht. Dort ist der Artikel registrierungspflichtig aber kostenlos.

Wie Sie mit Microsoft 365 das Shopfloor-Management vereinfachen

Hier gibt es den Impulsvortrag als Video. Es geht um Möglichkeiten, den Weg zur Smart Factory zu beschleunigen.

Dieser Vortrag war Teil des Programms bei Industrial Automation Stars Volume 5 und funktioniert auch in anderen Settings.

Dieser Vortrag ist Teil des Programms bei Industrial Automation Stars Volume 5 und funktioniert auch in anderen Settings.

Die Bilder zeigen einen kleinen Auszug.

In einem Shopfloor-Management sind täglich unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Wie kann man diese einfacher und effizienter gestalten, ohne im Idealfall zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen? Microsoft 365 erweist sich hier als überraschend vielseitig.

Grundüberlegungen und Beispiele sind in diesem Artikel bei Industry of Things zusammengefasst. Der Artikel ist registrierungspflichtig aber kostenlos.

Wie Sie mit Microsoft 365 das Shopfloor-Management vereinfachen