4 Buckets
Jetzt geht es um das Einordnen der ganzen Informationen, die uns erreichen und mit denen wir arbeiten. Auch wenn wir es mit ganz vielen und unterschiedlichen Informationen zu tun haben, reichen grundsätzlich 4 verschiedene Ecken, Eimer oder Haufen meistens aus.
Aufgaben, Events und Termine, Inhalte (Dateien und andere digitale Objekte), Notizen
Es ist allerdings unsere Aufgabe, die Buckets auch konsequent zu befüllen und einzusetzen. Zudem müssen wir diese Eimer auch digital befüllen, damit und die verwendeten Apps dann auch mit ihren Assistenzfunktionen unterstützen.
Es spricht natürlich nichts dagegen, bestimmte Dinge handschriftlich oder auf Zetteln zu bearbeiten. Zettel können jedoch keine Erinnerungen oder Benachrichtigungen verschicken. Allerdings hat es sich bereits für viele bewährt, bestimmte Zettel einfach zu fotografieren und das Foto in den richtigen Einer, die richtige App zu packen.
Aufgaben
Alle Aufgaben gehören in eine Aufgaben-App. Alle Aufgaben brauchen einen Fälligkeitstermin und/oder eine Erinnerung, damit wir in der Zwischenzeit nicht mehr darüber nachdenken müssen. Daher gilt: Alle Aufgaben, die noch keine sind – z. B. weil sie mich via Mail erreichen – werden in Aufgaben verwandelt. Alle Aufgaben, die ich selber definiere, werden direkt als Aufgabe übermittelt.
Termine und Events
Alle Termine und Events gehören in eine Kalender-App. Dort gehört sonst nichts anderes hin! Aufgaben haben im Kalender nichts zu suchen!
Inhalte
Inhalte sind alle Dateien, Dokumente und andere digitale Objekte an und mit denen wir arbeiten. Hierfür brauchen wir natürlich Speicherplatz.
Alle Dokumente, Dateien und andere digitale Objekte (wie Intranetseiten, digitale Formulare usw.), die einem Thema, Team, Projekt oder Prozess zugeordnet werden können, gehören auch direkt genau da hin.
Zudem sind Cloud-Funktionalitäten mehr als hilfreich um alle Inhalte schnell zu finden, gemeinsam zu nutzen und mit anderen zu teilen. Ein klassisches Office-Dokument ist heute oft nicht die beste Lösung, sondern andere Inhalte sind meistens klar im Vorteil (Dies soll an dieser Stelle nur kurz genannt werden – es würde im Detail den Rahmensprengen).
Des Weiteren sind cloudbasiert gespeicherte Informationen immer aktuell und auch automatisch auf allen Geräten verfügbar.
Notizen
Notizen sind eigentlich alles, was wir nicht löschen oder wegwerfen möchten, aber nicht einer laufenden Aktivität, einem aktuellen Projekt oder Thema zuordnen können.
Wenn wir also nicht genau wissen, wann oder wofür wir etwas brauchen, aber dennoch der Ansicht sind, dass wir es brauchen, haben wir es mit einer Notiz zu tun. Es gibt viele praktische Notizen-Apps mit ganz unterschiedlichen Möglichkeiten, Kategorien zu bilden, die Notizen zu durchsuchen, unterschiedliche Formate und Medien zu verarbeiten usw.
Alle diese Apps bieten auch Erinnerungsfunktionen an, dies ist jedoch kontraproduktiv. Wenn ich eine Erinnerung brauche, habe ich es in nahezu allen Fällen mit einer Aufgabe zu tun und nicht mit einer Notiz. Deshalb ist die Suchfunktion in einer Notizen-App immer wichtiger als die Erinnerungsfunktion.
Da es kaum Lösungen gibt, die für alle Buckets konsequent und gut einsetzbar sind, sollte für jeden Bucket eine eigene App gewählt und genutzt werden.
Es gilt also 4 Buckets = 4 Apps.