ZeroMail, ZeroExcel – die einfachste Strategie für mehr Dynamik in der Digitalen Transformation!?

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?