Author Archives: Steffen

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?

Kürzlich bin ich über einen Post von Nele Hirsch gestolpert: Sie bietet hier u.a. eine Checkliste für eine möglichst nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Internetelementen an. Ich finde, dort sind verschiedene interessante Überlegungen genannt.

Die Digitale Befreiung hat davon schon einiges umgesetzt:

  • Wir verzichten vollständig auf Cookies und reduzieren so auch Traffic.
  • Wir verzichten auf gängige, aber dennoch nicht wirklich notwendige Elemente
  • Wir überladen die Seite nicht mit rechenintensiven Elementen und Grafiken.
  • Klimaneutrales Hosting u.a. mit Ökostrom.

Der Post von Nele Hirsch betrachtet das Thema natürlich aus einer spezifischen, bildungsorientierten Perspektive.

Wie sieht es aus mit Ansätzen zur verbesserten Nachhaltigkeit in einer Smart Factory, in digitalen Prozessen und in der heutigen Art zu Arbeiten?

Grundsätzlich gilt: Rechenleistung braucht Strom und Rechenleistung in der Cloud braucht mehr Strom, da der entstehende Traffic organisiert und orchestriert werden muss. Eine lokal eingesetzte Rechenleistung, die nicht alles in die Cloud pumpt, ist hier immer grundsätzlich im Vorteil.

Diese Idee können wir uns in der Smart Factory zu Nutze machen, in dem wir unsere Architektur konsequent auch in der Edge und im Fog gestalten. So reduzieren wir Cloud-Traffic deutlich. Zudem können wir so auch die notwendigen Daten vor Ort möglichst ressourcenschonend vorverarbeiten.

Zudem können viele Technologien für die digitale Vernetzung im industriellen Internet der Dinge (iIoT) auch für das Monitoring von Energie- und Ressourcenverbrauch genutzt werden. So ist ein LoRaWAN in diesem Sinne vielfältig einsetzbar – sowohl in der Gebäudetechnik als auch in der Fertigung.

Zusätzlich können wir heute mit den gewonnenen Daten jederzeit unseren Carbon Footprint berechnen und uns zusätzlich Szenarien und Potenziale für Verbesserungen anzeigen lassen. Hierfür wird natürlich auch Rechenleistung gebraucht – die Vorteile überwiegen aber immer eigentlich deutlich. Für Interessierte bietet sich ein Besuch bei flumina an – die können das.

Und sonst? Es gibt durchaus Potenzial zur Reduktion:

  • Weniger Mails schreiben
  • Sich auf wenige, wirklich sinnvolle KPI fokussieren und nicht alles berechnen, nur falls es mal gebraucht werden sollte
  • Weniger (klassische) Dateien erzeugen – die erzeugen immer unnötige Kopien
  • Prozesse so gestalten, dass man nicht erst suchen muss (und dabei auch 10 Mal falsche Sachen aufruft).
  • Keine Anhänge verschicken, wenn es sich vermeiden lässt.
  • Anweisungen, Beschreibungen und Hinweise so kurz und schlank wie möglich halten und nicht verteilen (sondern nur verlinken)

Die Liste ist sicher noch deutlich länger. Diese Beispiele können als erste Anregung dienen, den Umgang mit Daten, der Cloud und dem Internet immer wieder auf möglichst ressourcenschonende und nachhaltige Art zu gestalten und auch in der täglichen Arbeit etwas mehr darauf zu achten. Denn eins ist sicher: Energie steht weder beliebig noch so günstig wie früher zur Verfügung.

Die im Lean-Kontext lange bekannte Unterscheidung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung bietet in vielen Unternehmensbereichen – auch in den administrativen – gute Möglichkeiten, schnell Potenziale für weitere Verbesserungen zu entdecken.

Wertschöpfende Tätigkeiten sind die Tätigkeiten, für die ein Kunde auch bezahlt – eben weil der Wert innerhalb des Prozesses gesteigert wird.

Verschwendung ist alles, was wir sonst noch so machen, für das ein Kunde nicht zahlt.

Der Vollständigkeit halber: Unterstützend wertschöpfend ist das, wofür keiner zahlt, aber wir diese Tätigkeiten trotzdem nicht weglassen können (ggf. Gehaltsabrechnung, Audits, Zeichnungen/Modelle/Programme, Entwicklung, usw.).

Wenden wir die Systematik heute in dieser Form an, laufen wir Gefahr, für die Zukunft wichtige Dinge als Verschwendung zu definieren und wegzulassen. Die Definition braucht ein Digital Update.

Heute haben wir mit aktuellen Technologien ganz andere Möglichkeiten. So können z. B. bestimmte Dinge mit einer Taktzeit von 0 erledigt werden: Softwareroboter (Stichwort RPA) können bestimmte Sachen erledigen, ohne dass dafür zusätzliche Zeit im Prozess benötigt wird. Wenn eine Anwendung dafür im Haus bereits existiert, entstehen hierfür nicht einmal nennenswerte zusätzliche Kosten (außer Zeit zum Einrichten und ein wenig Strom für die Rechenleistung).

Wir können also zusätzliche Dinge erledigen, für die jetzt vielleicht noch niemand zahlen möchte, aber mit denen wir zukünftige Services und Geschäftsmodelle entsprechend unterstützen und vorbereiten können. Daten haben schließlich einen Wert und datengetriebene Geschäftsmodelle werden auf dem Vormarsch bleiben.

Wir sollten die Definition von Verschwendung also anpassen:

Verschwendung ist das, wofür (noch!) kein Kunde zahlt und was uns sicher nicht hilft, in Zukunft besser zu sein.

Alles, was wir nahezu kostenneutral und ohne Zeitaufwendungen im Prozess gestalten können, müssen wir intensiv prüfen, bevor wir es weglassen.

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (a.k.a Ishikawa, Fischgräte, 6M) hat sich sowohl bei der Fehler- als auch bei der Prozessanalyse stark bewährt. Die Methode ist einfach anwendbar und liefert zuverlässig wichtige Einflussfaktoren. Sie kann genauso für die Suche nach Fehlerursachen oder für eine einfache Prozessanalyse oder Beschreibung des IST-Zustands genutzt werden.

Diese Methode braucht allerdings – wie viele andere auch – ein digitales Update!

In digitalen Zeiten und stärker vernetzten Umgebungen werden sonst wichtige Aspekte nicht betrachtet!

Aus 6M sollte also 6M-digital (6Md) oder 6M 4.0 werden. Wie funktioniert das?

Die Fischgräte muss länger werden – die braucht eine digitale Ergänzung, um den vorgefundenen Zustand vollständig abzubilden. Hierfür fügen wir jeweils oben und unten eine weitere Gräte hinzu: Datenerfassung und Datenströme.

So erhalten wir vielleicht nicht direkt weitere Ursachen; wir bekommen jedoch direkt weitere Möglichkeiten für aktuelle Lösungen auf den Tisch z. B: wenn zukünftige Fehler durch eine erweiterte Datenerfassung (Stichwort Condition Monitoring) vermieden werden können. Zusätzlich bietet der Blick auf vorhandene Datenströme vielfach Möglichkeiten, bestehende Schnittstellen und Daten intensiver zu nutzen z. B: mit erweiterten oder automatischen Auswertungen und (Warn-) Meldungen.

Ich habe mit 6M-digital bereits viele gute Erfahrungen gemacht.

Wir produzieren und nutzen immer mehr Daten. Wie können wir Strukturen bilden, damit wir uns dennoch gut zurechtfinden können und nicht so viel suchen müssen? Wie können wir Daten strukturieren und organisieren?

Diesen Fragen gehen wir im Expertengespräch nach. Wir überlegen, wie wir aktuelle Technologien für eine klare Struktur einsetzen können und welche Hilfsmittel wir nutzen können. Hierbei gilt es auch immer, eine Balance zwischen den Wünschen der Nutzer:innen und den Anforderungen der Organisation/des Unternehmens zu finden.

Das Gespräch ist in 5 Teile aufgeteilt. Die Reihenfolge sorgt für ein besseres Verständnis:

  • Klassifikation von Daten
  • Ankerpunkte setzen
  • Metadaten nutzen
  • Informationen organisieren
  • Tools verknüpfen

 

Die Videos wurden vom Bildungswerk der hessischen Wirtschaft für das Netzwerk Q 4.0 (gefördert vom BMBF) produziert – in Kooperation mit raw velvet und Digitale Befreiung.

 

Wie schaffen wir eine gute Mischung?

Das Lernen verändert sich. Nicht nur durch digitale Möglichkeiten entstehen neue Erwartungen, Anforderungen und Herausforderungen für Lehrende und Lernende, sondern auch mehr und mehr Forschungsergebnisse zeigen deutlich, dass sich Lernen und Lehre im Vergleich zu früher verändern sollte.

Zusammengefasst könnte es heißen „Instruktion vs Inszenierung“, wobei Instruktion für das lange bekannte Erklären, Beibringen und Anleiten steht und Inszenierung für das Schaffen und Gestalten von Lernräumen, -situationen und -angeboten.

Bei der Inszenierung steht immer auch ein entdeckerisches, exploratives und zumindest in Teilen selbstgesteuertes Lernen im Fokus. Dies hat sich als eine sehr starke Methodik für nachhaltige Lernerfolge gezeigt und kommt verstärkt zum Einsatz. (Auf Hinweise zu den entsprechenden Forschungen wird hier verzichtet – Interessierte werden es finden können).

Sowohl bei der Instruktion als auch bei der Inszenierung gibt es besondere Herausforderungen für Lehrende und Lernende, die ich hier gerne versuchsweise und einigermaßen kurz zusammenfassen möchte. Zudem bringen die Lernenden heute auch ganz unterschiedliche Erwartungen mit und tun sich nicht immer leicht damit, sich auf neue Lernformen einzulassen. U.a. auch deshalb stellt sich die Frage nach der richtigen Balance und Mischung zwischen Instruktion und Inszenierung. Bei beiden Formen müssen natürlich didaktische Konzepte entwickelt, Lernziele formuliert und Lernprozesse gestaltet werden. Die damit verbundenen Aufgaben und Herausforderungen sind jedoch deutlich verschieden.

Unter Lehrenden sind übrigens Lehrer:innen, Trainer:innen, Dozierende und Ausbilder:innen usw. zu verstehen.

Herausforderungen und Aufgaben Instruktion

  • Gute und klare Struktur
  • Erstellen von Inhalt und Ablauf
  • Auswahl und Erstellen geeigneter Medien
  • Einen Plan, wie etwas erklärt/vermittelt wird
  • Gestalten von Übungen und Aufgaben
  • Berücksichtigen verschiedener Lerntypen
  • Auswahl geeigneter Methoden
  • Wiederholen und Verankern

Herausforderungen und Aufgaben Inszenierung

  • Ein klares, aber stärker kompetenzorientiertes Lernziel formulieren.
  • Wie ein Intendant eine Situation oder ein Lernstück gestalten.
  • Alles Notwendige zum Lernen bereitstellen. Das können Inhalte, Medien und Objekte sein.
  • Die notwendigen Inhalte kuratieren, ergänzen oder erstellen.
  • Mutig sein und auf etwas Struktur verzichten.
  • Mutig bleiben: Die Dinge auch mal laufen lassen – auch Täler (s. u.) zulassen.
  • Bereit sein, sich überraschen zu lassen.
  • Klare Aufgabenstellungen formulieren, die eine echte Herausforderungen darstellen und auch zunächst mal unklar erscheinen dürfen. Das klingt widersprüchlich, ist aber tatsächlich so gemeint – auf diesem Weg entstehen echte Herausforderungen.
  • Bestenfalls Gamification-Elemente, Badges und Challenges einbauen.
  • Den Humor nicht vergessen – Lernen soll auch Spaß machen.
  • Sich zurückhalten! Nicht in (alte) Erklärmuster zurückfallen.
  • Intensiv beobachten!
  • Moderationselemente und clevere Fragestellungen einsetzen.

Kommentar

Ich finde es persönlich gar nicht so einfach, die richtige Mischung zu finden. Ich glaube klar an den Erfolg der neuen Lernformen und dafür spricht auch das Feedback der Teilnehmer:innen. Allerdings ist es manchmal auch ganz schön anstrengend, diesen Stil durchzuhalten. Meist ist die Vorbereitung noch etwas intensiver und aufwendiger. Außerdem verlangt die Durchführung eine noch verstärkte Beobachtung der Fortschritte und des Geschehens. Wirklich anstrengend kann es insbesondere werden, wenn sich die Teilnehmer:innen zwischendurch irgendwie festgefahren fühlen oder den Eindruck haben, nicht vorwärts zu kommen. Dies erzeugt natürlich auch mal etwas Unmut und den muss ich dann erstmal aushalten. Exploratives Lernen erfolgt nun mal in Wellen – es geht auf und ab. Natürlich ist es meine Aufgabe, an diesen Punkten mit entsprechenden Hinweisen und vorsichtigen Interventionen, das Ziel wieder stärker zu fokussieren und näher kommen zu lassen. Dennoch entstehen manchmal bei mir Impulse, die Sachen dann einfach zu erklären und ich muss in diesen Situationen immer wieder neu bewerten, ob ich das machen will. Meistens mache ich es dann doch nicht, sondern gebe lediglich ein wenig konkretere Hinweise, um den Teilnehmenden zu ermöglichen, das aktuelle Tal wieder zu verlassen. Das verlangt allerdings auch immer wieder etwas Mut, denn schließlich wird von mir erwartet, dass ich die Inhalte (erklären) kann.

Hier spielen natürlich auch die Vorerfahrungen und Erwartungen der Teilnehmenden eine Rolle. Insbesondere in der Erwachsenenbildung kennen viele die neuen Lernformen gar nicht, sondern sind es gewohnt (und erwarten es dann auch) Lernen als Konsumierende zu erleben – und eben nicht als Agierende. Zudem erfordern alle explorativen, entdeckerischen Lernformen auch ein besonderes Engagement der Lernenden. Sie sind plötzlich viel stärker selbst verantwortlich für das Lernen und dessen Erfolg. Ich lege derartige didaktische Konzepte grundsätzlich immer offen und erkläre den Lernenden auch, dass sie hierbei besonders gefordert sind und auch mit Höhen und Tiefen rechnen müssen. (Das kann man übrigens fast nicht oft genug wiederholen.) Dennoch sind nicht alle bereit, wirklich selbst etwas für den eigenen Lernerfolg zu tun.

Warum mache ich das dann überhaupt?

  • Weil es funktioniert!
  • Ich im Feedback immer wieder höre, dass sich das Puzzle am Ende zusammensetzt und das entstandene Bild sicher nicht wieder vergessen wird.
  • Weil ich immer wieder sehe, dass auf diese Weise tatsächliche neue Kompetenzen entstehen oder bestehende deutlich erweitert werden.
  • Weil das so wirklich praxisnah wird.

Anderseits frage ich mich immer wieder, ob ich die richtige Mischung treffe – ob ich Instruktion und Inszenierung gut in Balance halte.

In diesem kurzen Video geht es um Datenqualität. Warum ist das wichtig und wird sogar immer wichtiger)  Welche Folgen können Daten in schlechter Qualität nach sich ziehen?

Welche sind die wichtigsten Merkmale von guter Datenqualität?

Die Videos wurden vom Bildungswerk der hessischen Wirtschaft für das Netzwerk Q 4.0 (gefördert vom BMBF) produziert – in Kooperation mit raw velvet und Digitale Befreiung.

 

Hier geht es um einen Blick in die Zukunft der Arbeit. Während wir heute unsere Computer weitestgehend als Werkzeuge nutzen, wird sich in den kommenden Jahren eine ganz neue Zusammenarbeit von Mensch und Maschine entwickeln: Mensch und Maschine Hand in Hand – jeder übernimmt seinen oder ihren Teil – ganz so wie heute mit Kolleg:innen.

Die Videos wurden vom Bildungswerk der hessischen Wirtschaft für das Netzwerk Q 4.0 (gefördert vom BMBF) produziert – in Kooperation mit raw velvet und Digitale Befreiung.