Author Archives: Steffen

Im ersten Teil zum Thema haben wir festgestellt, dass eine hohe Intensität der Kommunikation und eine hohe Anzahl von Wiederholungen der Inhalte wichtig sind, um eine Wirkung zu erzielen und nachhaltige Veränderungen zu erreichen. Natürlich stellt sich dann die Frage, wie das konkret machbar wird, ohne dass wir besonders viel Geld oder Zeit in die Hand nehmen müssen. Zudem ist es auch so, dass einfache Wiederholungen in der gleichen Form auch nicht wirklich helfen – die sind ja eigentlich nur langweilig.

In diesem Teil geht es daher um verschiedene Beispiele und Möglichkeiten, vielfältig, abwechslungsreich und intensiv zu kommunizieren, ohne dabei zu große Aufwendungen tragen zu müssen. Ich habe hierfür mal drei Gruppen gebildet:

  1. Das Gespräch
  2. Die Medien
  3. Die Aufgaben

Das Gespräch

Auch in digitalen Zeiten sollte das persönliche Gespräch natürlich nicht vernachlässigt werden.

Andererseits hat das persönliche Gespräch – insbesondere das Weitergeben der Informationen durch die Führungskräfte – in der Vergangenheit oft nicht wirklich funktioniert. Viele Informationen wurden nur teilweise, verwaschen oder gar nicht weitergegeben und auch die jeweiligen Hilfsmittel wie Präsentationen, Sprechpapiere usw. haben nicht wirklich geholfen.

Das persönliche Gespräch sollte heute also deutlich gezielter eingesetzt und als ergänzende Kommunikation verstanden werden. Das persönliche Gespräch eignet sich insbesondere für Austausch-, Feedback- und Fragerunden. Hier geht es dann nicht darum, Informationen zu verteilen oder weiterzugeben, sondern sich mit den Informationen intensiver zu beschäftigen. Diese Gespräche sollten dann auch gezielt benannt und angekündigt werden, damit sich die Teilnehmenden auch darauf einstellen und vorbereiten können (z. B. Fragerunde zum Thema X, Feedback zu den ersten Erfahrungen mit Y, usw.).

Für das bloße Verteilen von Informationen sind andere Möglichkeiten häufig besser, da sie eine 1:1 (also identische) Weitergabe der jeweiligen Informationen besser sicherstellen. Dennoch sind natürlich bereits etablierte Formate wie Betriebsversammlungen, Town Halls oder auch Shopfloor-Runden weiter zu nutzen. Allerdings sollten die Erwartungen, dass die Informationen auch wirklich ankommen und „hängen bleiben“, nicht zu hoch sein, wenn nicht zusätzlich andere Formen der Kommunikation genutzt werden.

Medien

Heutzutage können wir eine Vielfalt von Medien einsetzen, um die Kommunikation von Veränderungsinitiativen zu stärken. Mit Hilfe der geeigneten Tools und Anwendungen können wir relativ schnell verschiedene kommunikative Inhalte wie Posts, (animierte) Videos, Webseiten und andere Dinge erstellen. Hierbei können wir auch ganz verschiedene Stile nutzen und so immer wieder erneut für Interesse und Aufmerksamkeit sorgen – manche Dinge können eher humorvoll oder viral gestaltet werden, andere dagegen eher üblich und nüchtern ausfallen. Zudem bieten sich auch Interview-Situationen an, in denen Projektbeteiligte, Personen aus dem Management oder auch Mitarbeitende vor Ort ihre Sicht auf die Dinge schildern. Das ist häufig deutlich interessanter als vieles andere.

Diese Inhalte müssen im Übrigen gar nicht perfekt oder besonders professionell sein – Wirkung erzielen auch Formate, denen man ansieht, dass sie „echt und unpoliert“ sind.

Genauso können wir z. B. auch Podcasts nutzen – diese lassen sich manchmal besonders gut im Alltag integrieren.

So entstehen ganz verschiedene Info-Nuggets, die jeweils in kurzer Zeit konsumiert werden können und immer wieder für Abwechslung sorgen.

Gleichzeitig sollten wir auch „althergebrachte“ Möglichkeiten nicht vernachlässigen. Einen (echten!) Brief von der Chefin oder vom Boss bekommen wir schließlich auch nicht alle Tage. So kann ein Brief u. U. dann auch eine besondere Wertigkeit ausdrücken. Genauso haben Plakate, Dialogbilder u.ä. Dinge nach wie vor einen Platz in einer gut gestalteten Kampagne. Hier ausschließlich digital zu agieren, ist in den meisten Fällen nicht wirklich zielführend.

Aufgaben

Kommen wir jetzt zu weiteren Möglichkeiten, die heute vielleicht noch selten genutzt werden. Wir können zusätzlich auch ganz unterschiedliche Aufgaben oder Challenges für unsere Kommunikation nutzen. Mit Hilfe digitaler Tools lassen sich eine ganze Reihe unterschiedlicher Aufgaben gestalten: Angefangen von interaktiven Inhalten mit Quiz-Elementen bis hin zu Digitalen Schnitzeljagden und Escape Games ist vieles möglich. Hierbei sollte der spielerische Gedanke nie zu kurz kommen. Schließlich sind die motivationsfördernden Aspekte von Gamification-Ansätzen inzwischen klar belegt. So können dann auch Challenges für ganze Teams wie „wer schafft es zuerst, die Umsetzung vollständig abzuschließen“ oder „wer implementiert die beste Lösung“ gestaltet werden. Zudem bietet sich auch das Verteilen von Badges oder das an Bedingungen geknüpfte Erreichen von Levels für Einzelpersonen oder Gruppen an. So wird der Spieltrieb geweckt und für zusätzliche Motivation gesorgt. Zudem wird gleichzeitig auch klar, wer keine oder wer ggf. besonders intensive Unterstützung braucht.

Eine weitere Möglichkeiten sind echte Experimente oder Laborsituationen, in denen die neuen Dinge ausprobiert oder sogar mitgestaltet werden können (Stichwort Maker Space und FabLab).

Fazit

Wenn wir mit ganz unterschiedlichen Formen und Möglichkeiten kommunizieren, ist eine große Anzahl von Wiederholungen gar nicht schwer zu realisieren. Zudem können wir verschiedene Inhalte sicher auch mehrfach nutzen, in dem wir sie in abwechslungsreiche Formate einbinden. Grundsätzlich ist eine clevere Kombination natürlich wichtig. Ein guter Mix wird am besten schmecken und die deutlichste Wirkung entfalten.

Insgesamt ist es deutlich leichter und günstiger als vielleicht vermutet, vielfach wiederholt und abwechslungsreich zu kommunizieren: Ideen werden nach einer entsprechenden Auseinandersetzung zahlreich vorhanden sein und auch die geeigneten Tools sind schnell gelernt und einsatzbereit.

Wer mehr dazu wissen möchte, wie ein guter Mix gestaltet werden kann oder welche Anwendungen und Tools hier besonders hilfreich sind, kann mich gerne ansprechen.

Für erfolgreiche neue Initiativen und Veränderungsvorhaben ist eine gute Kommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor.

In der Kommunikation solcher Vorhaben und neuer Initiativen, die viele Mitarbeitende betreffen (sollen), kommt es jedoch immer wieder zu Überraschungen und viele Informationen, die eigentlich verteilt wurden, scheinen einfach nicht anzukommen. Woran liegt das und was können wir dagegen tun?

Kurz gesagt: Mehr Wiederholungen! Das klingt einfach, doch wir reden hier von wirklich vielen Wiederholungen, die nötig sind, damit die Kommunikation funktioniert. Warum ist das so?

Halten wir uns zunächst vor Augen, dass sehr viele – wenn nicht gar alle – Mitarbeitenden bereits Erfahrungen mit verschiedenen neuen Projekten, Initiativen oder anderen angekündigten Veränderungen haben. Nicht alle davon haben wirklich funktioniert, sondern Vieles wurde vielleicht groß angekündigt, ist aber später im Sande verlaufen oder hat kaum Auswirkungen gezeigt. „Jetzt wird halt wieder eine neue Sau durch das Dorf getrieben“. „Die brauchen halt mal wieder eine neue Geschichte“ oder auch „da muss sich halt mal wieder eine:r hervortun können“ sind dann halt die typischen Sprüche, die man dann so hört. Es fehlt hier also insbesondere an Glaubwürdigkeit – bedingt durch die bereits gemachten Erfahrungen.

Das ist auch keine Überraschung, denn vieles wurde ja tatsächlich deutlich größer angekündigt als gemacht oder eben später nicht konsequent umgesetzt. Von daher ist es nur verständlich, dass nicht alle Dinge sofort als relevant bewertet werden. Abwarten ist zunächst mal die Devise.

Die ersten 10 Wiederholungen werden also keine Wirkung zeigen  – „das geht schon an mir vorbei – wie vieles andere auch“. Oft wird in dieser Phase auch die Information als Ganzes einfach negiert. „Davon wusste ich nichts, davon habe ich noch nie gehört“-. Und dies, obwohl bereits 3 Ansprachen und 5 Mails zum Thema (belegbar) vorhanden sind.

Wenn 10 Wiederholungen keine Wirkung entfalten, müssen es also deutlich mehr sein, um eine Wirkung zu erzielen.

Mit 11-25 Wiederholungen können wir die Glaubwürdigkeit unterstreichen und so eine erste Auseinandersetzung in Gang bringen. Hier entsteht der Eindruck, dass sich wirklich etwas tut und damit auch ein erstes echtes Interesse, sich damit zu beschäftigen. Dafür sollte es dann in dieser Phase nicht nur bloße Wiederholungen, sondern auch verschiedene Angebote geben, die Auseinandersetzung zu stützen. Dies können auch Lern-, Ausprobier-, oder Entdeckungsangebote von bestimmten Teilen des Neuen sein, in denen die notwendigen Wiederholungen eingebunden sind. Allerdings sollten wir in dieser Phase nicht überrascht sein, wenn diese Angebote nur sehr zaghaft oder nur von wenigen angenommen werden. Das macht nichts – es wird trotzdem eine Wirkung entstehen.

Mit 26-50 Wiederholungen kommen wir dann an einen Punkt, wo die Glaubwürdigkeit wirklich da ist und sich wirklich etwas tut. Hier entstehen dann erste Umsetzungen und Erfolge.

Müssen es wirklich 50 Wiederholungen sein? Ehrlich gesagt, keine Ahnung. Ich bin jedoch sicher, dass es wirklich viele sein müssen. Es ist ein klarer Zusammenhang zwischen der Intensität der Kommunikation und dem nachhaltigen Erfolg solcher Vorhaben zu erkennen, der Tag für Tag aufs Neue belegt wird.

Ist das nicht viel zu anstrengend? Ja, es ist anstrengend, aber es lohnt sich. Und zum Glück stehen uns heute ganz viele Möglichkeiten zur Kommunikation offen: Wir müssen nicht immer darüber sprechen; wir müssen uns dafür auch nicht immer treffen.

Wir können vielfältige, digital unterstützte Formate nutzen und die Kommunikation so abwechslungsreich gestalten, dass die Wiederholung gar nicht mehr im Vordergrund steht. Dabei können wir heute starke Anwendungen nutzen, die den Aufwand deutlich reduzieren. Im nächsten Teil gibt es ein paar Beispiele dafür, wie wir mit unterschiedlichen Formaten und Medien intensiv, oft widerholt und mit vertretbarem Aufwand kommunizieren können.

Ansatz und Ausgangssituation

Heute gibt es viele bessere Möglichkeiten, dennoch ist der Arbeitsalltag von vielen weiterhin dominiert von sehr vielen Emails und Excel-Dateien. Schließlich waren in der Vergangenheit Office und Mail die Anwendungen, die wirklich allen Anwender:innen zur Verfügung standen und deshalb auch sehr intensiv genutzt wurden. Insbesondere wurden viele Dateien mit bekannten, üblichen Programmen erstellt, die für diese Art von Information gar nicht vorgesehen waren z. B. Textverarbeitung in Excel oder Aufgaben per Mail. Wir haben also die verfügbaren Werkzeuge (notgedrungen) übermäßig eingesetzt – auch für Tätigkeiten, für das das jeweilige Werkzeug gar nicht so gut geeignet war.

Die Situation heute ist anders und es bieten sich viele Möglichkeiten für eine schnelle Arbeitserleichterung. Allerdings funktioniert dies nur, wenn wir weniger Dateien erstellen und bestenfalls auf (interne) Mails und Excel weitgehend verzichten, denn alle diese neuen Möglichkeiten haben gemeinsam, dass sie für die Zusammenarbeit und weitere – ggf. automatische – Verarbeitung besser geeignet sind als klassische Dateien.

Grundsätzlich ist die Datei das am schlechtesten weiter verarbeitbare Format. Viele kennen das: Excel-Dateien gehen kaputt, es gibt Versionskonflikte, Probleme mit Makros oder auch andere mühselige (Wiederherstellungs-) Tätigkeiten für Auswertungen.

Wir sollten also versuchen, bessere Möglichkeiten zu nutzen. Der Ansatz Zero Mail, Zero Excel ist eine klare Aufforderung, dies zu tun und Schritt für Schritt einzelne (gewohnte) Dateien und Elemente zu ersetzen.

Vorteile

ZeroMail, ZeroExcel klingt zunächst vielleicht nach viel Arbeit oder auch kaum machbar. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall: Es ist gut machbar und auch in der Umsetzung oft erstaunlich einfach. Ich erlebe es immer wieder, dass Teilnehmer:innen bereits nach kürzester Zeit die ersten Umsetzungen fertig gestellt haben und bereits verschiedene weitere im Kopf haben.

Die Geschwindigkeit bei der Umsetzung einzelner Schritte ist nicht der einzige Vorteil.  Mit ZeroMail, ZeroExcel wird die digitale Transformation für viele schnell erlebbar und positiv besetzt.

Schließlich werden nur die Schritte umgesetzt, die auch einen klaren Vorteil und Zweck sowie eine Erleichterung der täglichen Arbeit zeigen. Der Ansatz bietet also eine einfache Möglichkeit in kleinen Schritten den Alltag für viele digitaler und moderner zu gestalten. Letztlich ist es in der digitalen Transformation ohnehin die Aufgabe, die tägliche Arbeitsweise genauso infrage zu stellen wie umfangreiche Prozesse. Mit ZeroMail, ZeroExcel kann jeden Tag ein kleiner Schritt gegangen werden.

Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand und das beste kommt noch: Es kostet fast nichts! Nahezu jedes Unternehmen hat bereits die notwendigen Funktionalitäten innerhalb des MS 365 Accounts bezahlt. Es sind also keine weiteren Investitionen notwendig!

Es bedarf lediglich Zeit für die Auseinandersetzung oder das Lernen der neuen Funktionalitäten und die Umsetzung der einzelnen Elemente.

Bei vielen kleinen Schritte entstehen auch schnell erlebbare Erfolge – größere Projekte mit Freigabeschleifen, vielen Sprints, Meilensteinen oder einer separaten Budgetplanung sind hierbei nicht notwendig. Neben den Funktionalitäten stehen allen auch bereits Schnittstellen und Konnektoren zur Verfügung – so können die Informationen den jeweiligen Anwender:innen werden direkt, angepasst und aufbereitet präsentiert und in Digital Workplace Cockpits eingebunden werden.

So könnte z. B. fast jede Excel-Datei mit Hilfe von MS Lists ersetzt werden.  Dort entstehen die Auswertungen und Dashboards mit Hilfe von PowerBI auf Knopfdruck und sind automatisch immer aktuell.

Genauso können sämtliche Formen von Formularen, digitalen Checklisten, Wartungsplänen oder ähnlichen Dokumenten mithilfe von Fonds relativ leicht ersetzt werden usw. (s. Abbildung für weitere Möglichkeiten).

ZeroMail, ZeroExcel – totaler Quatsch oder tatsächlich ein Weg, der sich lohnt?

Kürzlich bin ich über einen Post von Nele Hirsch gestolpert: Sie bietet hier u.a. eine Checkliste für eine möglichst nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Internetelementen an. Ich finde, dort sind verschiedene interessante Überlegungen genannt.

Die Digitale Befreiung hat davon schon einiges umgesetzt:

  • Wir verzichten vollständig auf Cookies und reduzieren so auch Traffic.
  • Wir verzichten auf gängige, aber dennoch nicht wirklich notwendige Elemente
  • Wir überladen die Seite nicht mit rechenintensiven Elementen und Grafiken.
  • Klimaneutrales Hosting u.a. mit Ökostrom.

Der Post von Nele Hirsch betrachtet das Thema natürlich aus einer spezifischen, bildungsorientierten Perspektive.

Wie sieht es aus mit Ansätzen zur verbesserten Nachhaltigkeit in einer Smart Factory, in digitalen Prozessen und in der heutigen Art zu Arbeiten?

Grundsätzlich gilt: Rechenleistung braucht Strom und Rechenleistung in der Cloud braucht mehr Strom, da der entstehende Traffic organisiert und orchestriert werden muss. Eine lokal eingesetzte Rechenleistung, die nicht alles in die Cloud pumpt, ist hier immer grundsätzlich im Vorteil.

Diese Idee können wir uns in der Smart Factory zu Nutze machen, in dem wir unsere Architektur konsequent auch in der Edge und im Fog gestalten. So reduzieren wir Cloud-Traffic deutlich. Zudem können wir so auch die notwendigen Daten vor Ort möglichst ressourcenschonend vorverarbeiten.

Zudem können viele Technologien für die digitale Vernetzung im industriellen Internet der Dinge (iIoT) auch für das Monitoring von Energie- und Ressourcenverbrauch genutzt werden. So ist ein LoRaWAN in diesem Sinne vielfältig einsetzbar – sowohl in der Gebäudetechnik als auch in der Fertigung.

Zusätzlich können wir heute mit den gewonnenen Daten jederzeit unseren Carbon Footprint berechnen und uns zusätzlich Szenarien und Potenziale für Verbesserungen anzeigen lassen. Hierfür wird natürlich auch Rechenleistung gebraucht – die Vorteile überwiegen aber immer eigentlich deutlich. Für Interessierte bietet sich ein Besuch bei flumina an – die können das.

Und sonst? Es gibt durchaus Potenzial zur Reduktion:

  • Weniger Mails schreiben
  • Sich auf wenige, wirklich sinnvolle KPI fokussieren und nicht alles berechnen, nur falls es mal gebraucht werden sollte
  • Weniger (klassische) Dateien erzeugen – die erzeugen immer unnötige Kopien
  • Prozesse so gestalten, dass man nicht erst suchen muss (und dabei auch 10 Mal falsche Sachen aufruft).
  • Keine Anhänge verschicken, wenn es sich vermeiden lässt.
  • Anweisungen, Beschreibungen und Hinweise so kurz und schlank wie möglich halten und nicht verteilen (sondern nur verlinken)

Die Liste ist sicher noch deutlich länger. Diese Beispiele können als erste Anregung dienen, den Umgang mit Daten, der Cloud und dem Internet immer wieder auf möglichst ressourcenschonende und nachhaltige Art zu gestalten und auch in der täglichen Arbeit etwas mehr darauf zu achten. Denn eins ist sicher: Energie steht weder beliebig noch so günstig wie früher zur Verfügung.

Die im Lean-Kontext lange bekannte Unterscheidung zwischen Wertschöpfung und Verschwendung bietet in vielen Unternehmensbereichen – auch in den administrativen – gute Möglichkeiten, schnell Potenziale für weitere Verbesserungen zu entdecken.

Wertschöpfende Tätigkeiten sind die Tätigkeiten, für die ein Kunde auch bezahlt – eben weil der Wert innerhalb des Prozesses gesteigert wird.

Verschwendung ist alles, was wir sonst noch so machen, für das ein Kunde nicht zahlt.

Der Vollständigkeit halber: Unterstützend wertschöpfend ist das, wofür keiner zahlt, aber wir diese Tätigkeiten trotzdem nicht weglassen können (ggf. Gehaltsabrechnung, Audits, Zeichnungen/Modelle/Programme, Entwicklung, usw.).

Wenden wir die Systematik heute in dieser Form an, laufen wir Gefahr, für die Zukunft wichtige Dinge als Verschwendung zu definieren und wegzulassen. Die Definition braucht ein Digital Update.

Heute haben wir mit aktuellen Technologien ganz andere Möglichkeiten. So können z. B. bestimmte Dinge mit einer Taktzeit von 0 erledigt werden: Softwareroboter (Stichwort RPA) können bestimmte Sachen erledigen, ohne dass dafür zusätzliche Zeit im Prozess benötigt wird. Wenn eine Anwendung dafür im Haus bereits existiert, entstehen hierfür nicht einmal nennenswerte zusätzliche Kosten (außer Zeit zum Einrichten und ein wenig Strom für die Rechenleistung).

Wir können also zusätzliche Dinge erledigen, für die jetzt vielleicht noch niemand zahlen möchte, aber mit denen wir zukünftige Services und Geschäftsmodelle entsprechend unterstützen und vorbereiten können. Daten haben schließlich einen Wert und datengetriebene Geschäftsmodelle werden auf dem Vormarsch bleiben.

Wir sollten die Definition von Verschwendung also anpassen:

Verschwendung ist das, wofür (noch!) kein Kunde zahlt und was uns sicher nicht hilft, in Zukunft besser zu sein.

Alles, was wir nahezu kostenneutral und ohne Zeitaufwendungen im Prozess gestalten können, müssen wir intensiv prüfen, bevor wir es weglassen.

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (a.k.a Ishikawa, Fischgräte, 6M) hat sich sowohl bei der Fehler- als auch bei der Prozessanalyse stark bewährt. Die Methode ist einfach anwendbar und liefert zuverlässig wichtige Einflussfaktoren. Sie kann genauso für die Suche nach Fehlerursachen oder für eine einfache Prozessanalyse oder Beschreibung des IST-Zustands genutzt werden.

Diese Methode braucht allerdings – wie viele andere auch – ein digitales Update!

In digitalen Zeiten und stärker vernetzten Umgebungen werden sonst wichtige Aspekte nicht betrachtet!

Aus 6M sollte also 6M-digital (6Md) oder 6M 4.0 werden. Wie funktioniert das?

Die Fischgräte muss länger werden – die braucht eine digitale Ergänzung, um den vorgefundenen Zustand vollständig abzubilden. Hierfür fügen wir jeweils oben und unten eine weitere Gräte hinzu: Datenerfassung und Datenströme.

So erhalten wir vielleicht nicht direkt weitere Ursachen; wir bekommen jedoch direkt weitere Möglichkeiten für aktuelle Lösungen auf den Tisch z. B: wenn zukünftige Fehler durch eine erweiterte Datenerfassung (Stichwort Condition Monitoring) vermieden werden können. Zusätzlich bietet der Blick auf vorhandene Datenströme vielfach Möglichkeiten, bestehende Schnittstellen und Daten intensiver zu nutzen z. B: mit erweiterten oder automatischen Auswertungen und (Warn-) Meldungen.

Ich habe mit 6M-digital bereits viele gute Erfahrungen gemacht.

Wir produzieren und nutzen immer mehr Daten. Wie können wir Strukturen bilden, damit wir uns dennoch gut zurechtfinden können und nicht so viel suchen müssen? Wie können wir Daten strukturieren und organisieren?

Diesen Fragen gehen wir im Expertengespräch nach. Wir überlegen, wie wir aktuelle Technologien für eine klare Struktur einsetzen können und welche Hilfsmittel wir nutzen können. Hierbei gilt es auch immer, eine Balance zwischen den Wünschen der Nutzer:innen und den Anforderungen der Organisation/des Unternehmens zu finden.

Das Gespräch ist in 5 Teile aufgeteilt. Die Reihenfolge sorgt für ein besseres Verständnis:

  • Klassifikation von Daten
  • Ankerpunkte setzen
  • Metadaten nutzen
  • Informationen organisieren
  • Tools verknüpfen

 

Die Videos wurden vom Bildungswerk der hessischen Wirtschaft für das Netzwerk Q 4.0 (gefördert vom BMBF) produziert – in Kooperation mit raw velvet und Digitale Befreiung.