Wie Sie mit Microsoft 365 das Shopfloor-Management vereinfachen

In einem Shopfloor-Management sind täglich unterschiedliche Aufgaben zu erledigen. Wie kann man diese einfacher und effizienter gestalten, ohne im Idealfall zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen? Microsoft 365 erweist sich hier als überraschend vielseitig.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Aufgaben und überlegen dann, mit welcher Herangehensweise und welchen Tools in Microsoft 365 Vereinfachungen und Verbesserungen beim Shopfloor-Management möglich sind. Hierzu betrachten wir ausschließlich Tools, die in fast allen MS-365-Paketen nutzbar – also im Normalfall bereits bezahlt – sind. Für die Umsetzung fallen daher keine zusätzlichen Kosten an.

Die Ausgangslage

Viele Shopfloor-Managementsysteme haben sich über Jahre oder gar Jahrzehnte etabliert. Gleichzeitig wurden die verbundenen Prozesse oft nicht konsequent weiter verbessert und mit Hilfe aktueller Tools gestaltet. So sind über die Jahre verschiedene, oft tägliche, Routinen entstanden, die von den Führungskräften vor Ort übernommen werden und täglich Zeit kosten.

Hier ein paar Beispiele:

• Erstellen von (täglichen) Auswertungen
• Schichtplanung
• Verwalten und Organisieren von Rückmeldungen, Tickets und möglichen Verbesserungen
• Maßnahmenpläne und deren Verwaltung
• Gespräche vor Ort führen und dokumentieren

Viele der genannten Aufgaben werden mit Hilfe von Excel erledigt, obwohl dieses Tool hierfür nicht wirklich gut geeignet ist und damit genaugenommen zweckentfremdet wird. Zudem ist Excel ursprünglich nicht für eine reibungslose Zusammenarbeit oder für sich täglich ändernde lebende Dokumente ausgelegt.

Deshalb gehen diese Dateien dann auch immer wieder mal kaputt, Makros und Links funktionieren dann zum Beispiel nicht mehr richtig. Das alles kostet zusätzliche Zeit, die für Führungs- und Verbesserungsaufgaben vor Ort besser eingesetzt wäre. Das geht mit MS 365 viel besser.

Herangehensweise 1: Aufgaben klassifizieren

Was müssen wir also tun, um diese täglich anfallenden Aufgaben einfacher, schneller und effizienter zu gestalten?

Zunächst sollten wir uns darüber klar werden, um welche Typen von Aufgaben es sich handelt und diese klassifizieren. Doch welche Typen und Klassen gibt es?

Eine typische Aufgabe ist zum Beispiel das Erstellen von Auswertungen und Reports. Weitere sind:

• Erfassung vielfältige Meldungen, beispielsweise Rück-, Qualitäts-, Instandhaltungs-, IT- und Störmeldungen sowie Hinweise für mögliche Verbesserungen
• Schicht-, Weiterbildungs- und Urlaubsplanung
• Erfassung und Aktualisierung von Aufgaben; Maßnahmenpläne und deren Verwaltung

Diese kurze Liste könnte und sollte natürlich individuell erweitert werden. Allerdings passen doch ziemlich viele der typischen Aufgaben im Shopfloor-Management bei genauer Betrachtung in die gerade genannten Klassen. Diese Typisierung der anfallenden, wiederholten Tätigkeiten ist ein wichtiger erster Schritt, um die weiteren Maßnahmen konsequent gestalten zu können.

Herangehensweise 2: Nicht mit klassischen Dateien, sondern mit Tools arbeiten – Datenerfassung, Datenhaltung und Auswertungen trennen

Für die Datenerfassung, Datenhaltung und das Erstellen von Auswertungen gibt es jeweils Tools, die extra dafür entwickelt wurden oder zumindest deutlich besser dafür geeignet sind als das klassische Office und insbesondere Excel. Sie werden deutlich besser fahren, wenn Sie diese Tools auch einsetzen und nicht versuchen, mit gewohnten Anwendungen weiterzuarbeiten. Dafür können Sie Aufgaben und die jeweiligen Prozessschritte mit folgenden Fragen einordnen:

• In welchem Schritt erfassen wir Daten?
• In welchen Schritten sammeln oder bearbeiten wir bereits erfasste Daten? Wie sollen die Daten weiterverarbeitet werden?
• Welche Auswertungen soll es geben und wie sollen diese präsentiert werden?
• Welche Dateien können wir ablösen und stattdessen konsequent bestimmte Tools einsetzen?

Wenn wir diese Fragen klar beantworten können, werden die folgenden Schritte und die damit verbundene Toolauswahl deutlich einfacher.

Doch bevor wir die folgenden Schritte genauer betrachten, werfen wir noch kurz einen Blick auf einen Vorteil, der für alle MS-365-Elemente gilt: Microsoft 365 ist von Grund auf für die Zusammenarbeit ausgelegt. Das bedeutet, Sie können alle Elemente mit Einzelpersonen oder Teams teilen. Ein bestehendes Element können Sie außerdem duplizieren und auf anderem Wege, beispielsweise in einer anderen Produktionsgruppe mit anderen Daten, wiederverwenden. Zudem kann man jeweils Schreib- und Leserechte teilen.

Tools und mögliche Lösungen

Datenerfassung mit MS Forms

MS Forms eignet sich sehr gut für die Datenerfassung. Schließlich heißt Forms so, weil es für das Erstellen von Formularen und das Erfassen der Formulareingaben entwickelt wurde. Sie können also alle Typen von Meldungen und auch Hinweise sowie Verbesserungsvorschläge mit einem jeweils dafür gestalteten Formular erfassen. Das ist übrigens sehr einfach und schnell erledigt. Das bringt gleich mehrere Vorteile:

• Prozesse werden papierlos.
• Die Formulare gehen nie kaputt.
• Alle Eingaben werden automatisch an einem Ort gesammelt und können sowohl exportiert als auch weiter transportiert werden.
• Die Daten haben automatisch immer das richtige Format – eine weitere Verarbeitung ist so deutlich einfacher.
• Die Oberfläche funktioniert gut auf allen Geräten und sieht ansprechend aus.
• Alle Meldungen laufen über die gleiche Oberfläche, die so funktioniert, wie man es aus dem Internet kennt. Der notwendige Lernaufwand geht gegen null.
• Falls gewünscht, können die Namen der eintragenden Personen direkt miterfasst werden.
• Wenn keine Namen erfasst werden, kann Forms auch ohne User und mit allen Geräten genutzt werden.
• Die bestehenden Formulare können geteilt, dupliziert und wie gewünscht angepasst werden, ohne wieder von vorne beginnen zu müssen.
• Andere Medien (z. B. Fotos) oder Dateianhänge sind schnell und einfach hinzugefügt.
• Alle Anträge (z. B. Urlaub/Gleitzeit) können ebenfalls mit Forms abgebildet werden.

Wenn Sie Forms konsequent dafür einsetzen, papiergebundene Eingaben zu digitalisieren und alle notwendigen, im Shopfloor zu erfassenden Daten beziehungsweise Meldungen damit abbilden, sind Sie sehr gut vorbereitet, weitere Effizienz-Vorteile und Zeitersparnisse zu realisieren.

Datenhaltung mit MS Lists

Mit Lists hat Microsoft eine verbesserte Oberfläche für die Share-Point-Listen geschaffen. Diese ist deutlich ansprechender und zugänglicher als bisher. Zudem arbeitet Lists mit allen anderen MS-Tools gut zusammen und eignet sich daher besonders für die Datenhaltung – also für das Sammeln der Daten eines Prozesses, wie zum Beispiel Qualitätsmeldungen, an einem Ort.

Das klingt erstmal wenig spannend, bringt aber einige Vorteile. Natürlich bieten Listen keine vollständigen Datenbankfunktionen; allerdings kommen sie an manchen Stellen recht nah ran. So können Sie zum Beispiel auf Basis der gleichen Liste verschiedene Ansichten erstellen. Hier bieten sich insbesondere die Kalenderansicht, sofern das Datum eine Rolle spielt, und die Kanban-/Board-Ansicht, wenn eine Kategorie oder ein Status relevant ist, an.

Die zugrundeliegenden Daten sind immer dieselben und Änderungen werden auch automatisch in der Basisliste übernommen. Zusätzlich können einzelne Elemente jederzeit bearbeitet, ergänzt oder kommentiert werden – egal aus welcher Sicht sie angesteuert werden.

Automatische Auswertungen mit Power BI

Mit Power Bi können Dashboards erstellt werden, die immer aktuell sind. Liegen die Daten in einer Liste vor, ist das besonders einfach: Man muss nur den richtigen Knopf finden und klicken; dann entsteht das Dashboard vollautomatisch und kann auf Wunsch weiter angepasst werden. Auch gerade deshalb ist die Datenhaltung in Lists von Vorteil.

Aufgaben mit Planner/To Do

Alle Aufgaben gehören in ein Aufgabentool! Aufgaben mit Terminen und zugeordneten Verantwortlichkeiten haben in Mails oder anderen – nicht dafür gestalteten Tools – nichts zu suchen. Ein Tool wie Planner erleichtert die Priorisierung und Bearbeitung deutlich. Zudem arbeiten die Apps auch hervorragend mit anderen Tools wie Lists zusammen. Das heißt, dass Aufgaben zum Beispiel auch automatisch aus Listeneinträgen generiert und verteilt werden können.

Schichtplanung mit Schichten

Innerhalb von MS365 gibt es ein extra Tool für die Schichtplanung. Es heißt – was für eine Überraschung – „Schichten“. Das Tool baut auf dem Kalender auf und kann somit sehr gut für die Schicht-, Urlaubs- und Weiterbildungsplanung eingesetzt werden. Hierdurch entsteht immer ein guter Überblick und die notwendigen Entscheidungen können schneller und einfacher getroffen werden.

Prozessautomation mit PowerAutomate

Kommen wir zu einem besonders wichtigen Punkt: Mit Power Automate finden Sie in Microsoft 365 ein Tool für die Prozessautomation. Hiermit können alle genannten Tools automatisch verbunden und Prozesse beziehungsweise Aufgaben automatisiert werden. Microsoft nennt diese Automationen Flows.

So können Sie beispielsweise nahezu alle Auswertungen automatisch erstellen und niemand muss dafür täglich Arbeitszeit investieren. Hier ein Beispiel, wie die Tools zusammenarbeiten können:
Die Datenerfassung erfolgt in Forms. Die jeweiligen Einträge werden automatisch in eine Liste übernommen, welche mit einem Dashboard in Power BI verknüpft ist. Fertig!

Ähnliches funktioniert auch mit Meldungen zu Änderungen oder in Richtung der Instandhaltung: Datenerfassung in Forms, automatischer Transport in eine Liste für ein Dashboard; und zusätzlich wird automatisch eine Aufgabe in Planner erstellt und zugewiesen.

Klingt doch gar nicht schlecht, oder? Das beste daran ist übrigens: Es ist sehr einfach und alle oben genannten Flows stehen fertig als Vorlage zur Verfügung. Hier müssen Sie im Prinzip lediglich die Links zu den Elementen, die zusammenarbeiten sollen, eintragen.

Genauso können mit den Vorlagen auch Genehmigungsprozesse, zum Beispiel für Urlaub oder Weiterbildung, schnell und transparent gestaltet werden.

An einem Ort zusammenfassen

Zu einem guten Shopfloor-Management gehört auch ein Ort, an dem die relevanten Informationen und Kennzahlen für alle zugänglich präsentiert werden. Wenn die Prozesse digital sind, bietet sich natürlich auch ein digitales Shopfloor-Board an.

Das kann mit Hilfe einer Share-Point-Seite gut und schnell realisiert werden. Die Integration verschiedener Informationen an einem Ort könnte auch in Teams erfolgen – Share Point ist hier jedoch deutlich besser und vielfältiger nutzbar.

Und was ist mit SAP?

Vielerorts bilden SAP-Reports die Grundlage für wesentliche Elemente und Kennzahlen im Shopfloor-Management. Leider können diese nicht direkt in Lists übernommen werden. Das führt in allen Fällen, die ich ausprobiert oder beobachtet habe, nicht direkt zum gewünschten Ergebnis.

Doch es gibt eine Lösung: Microsoft bietet innerhalb von Automate einen SAP-Konnektor an. Dieser kostet zwar zusätzlich, doch der Einsatz kann sich oft lohnen, da Sie hiermit täglich Zeit sparen können

Einfacher, schneller, günstiger

Mit Microsoft 365 können Sie viele Aufgaben im Shopfloor-Management deutlich einfacher darstellen und weniger zeitintensiv bearbeiten. Zudem bietet die Power Platform – auch bereits ohne MS-Loop und Co-Pilot – viele Anknüpfungspunkte für zielführende Automationen von wiederkehrenden Aufgaben oder den Transport von Daten aus einer Anwendung in eine andere.

Die Zeitersparnisse können erheblich sein und Sie ermöglichen es auf diese Weise den Führungskräften vor Ort, wieder mehr Zeit in die eigentlichen Führungsaufgaben – wie das Entwickeln von Mitarbeitenden und das Verbessern der Prozesse – zu investieren.

Einfaches Shopfloor Management mit MS 365. Das hat sich bisher für alle gelohnt, die diesen Weg gegangen sind. Wer möchte, kann gerne mal nachfragen.

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