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2. Mai 2024 | Digital Fitness

2114: Moderne Selbstorganisation – klar, einfach, digital

<em>Eine</em><em> gute</em><em> Selbstorganisation</em><em> hilft</em><em> uns</em><em> nicht</em><em> nur,</em><em> unseren</em><em> Arbeitsalltag</em><em> stressfreier</em><em> zu</em><em> gestalten</em><em> und</em><em> uns</em><em> auf</em><em> die</em><em> wesentlichen</em><em> Dinge</em><em> zu</em><em> fokussieren.</em><em> Sie</em><em> hilft</em><em> uns</em><em> auch</em><em> Suchzeiten</em><em> und</em><em> andere</em><em> Verschwendungen</em><em> zu</em><em> verringern.</em><em> Das Wichtigste</em><em> ist</em><em> es</em><em> vielleicht</em><em> jedoch</em><em> mit</em><em> einem</em><em> guten</em><em> Gefühl</em><em> alles</em><em> im</em><em> Griff</em><em> zu</em><em> haben,</em><em> den</em><em> Alltag</em><em> zu</em><em> bewältigen.</em><em>   Gut</em><em> organisiert</em><em> zu</em><em> sein,</em><em> ist</em><em> heute</em><em> auch</em><em> gar</em><em> nicht</em><em> mehr</em><em> schwer,</em><em> denn</em><em> es</em><em> gibt</em><em> viele</em><em> hilfreiche</em><em> und</em><em> gut</em><em> unterstützende</em><em> Apps.</em><em> Hierfür</em><em> müssen</em><em> wir</em><em> unsere</em><em> Selbstorganisation</em><em> digital</em><em> gestalten,</em><em> sonst</em><em> können</em><em> uns</em><em> die</em><em> Apps</em><em> nicht</em><em> helfen.</em><em> Das</em><em> geht</em><em> anhand</em><em> verschiedener</em><em> einfacher</em><em> Grundregeln</em><em> und</em><em> Prinzipien</em><em> jedoch</em><em> erstaunlich</em><em> leicht.</em><em> Zusammengefasst</em><em> kann</em><em> man</em><em> hier</em><em> von</em><em> 2114</em><em> sprechen. Dabei</em><em> steht</em><em> 2114</em><em> für:  </em><em> 2</em><em> Ziele  </em><em> 1</em><em> Haltung </em><em> 1</em><em> Prinzip </em><em> 4</em><em> Buckets,</em><em> Eimer</em><em> oder</em><em> Haufen 2</em><em> Ziele  Die</em><em> Ziele</em><em> sind</em><em> klar</em><em> und</em><em> nachvollziehbar:  Immer</em><em> alles</em><em> im</em><em> Griff</em><em> und</em><em> weniger</em><em> Stress!</em><em>   Die</em><em> Ziele können</em><em> auch mit</em><em> Raus</em><em> aus</em><em> dem</em><em> Kopf</em><em> und</em><em> Nicht</em><em> so</em><em> viel</em><em> auf</em><em> einmal</em><em> beachten</em><em> müssen</em><em> beschrieben</em><em> werden.</em><em> Wenn</em><em> wir</em><em> uns</em><em> gut</em><em> organisieren</em><em> und</em><em> weniger</em><em> im</em><em> Kopf</em><em> behalten</em><em> müssen,</em><em> können</em><em> wir</em><em> freier</em><em> und</em><em> besser</em><em> arbeiten.</em><em> Zugleich</em><em> können</em><em> wir</em><em> uns</em><em> immer</em><em> sicher</em><em> sein,</em><em> nichts</em><em> Wichtiges</em><em> zu</em><em> übersehen</em><em> oder</em><em> zu</em><em> vergessen</em><em> </em><em> und</em><em> das</em><em> ist</em><em> wirklich</em><em> ein</em><em> gutes</em><em> Gefühl,</em><em> eine</em><em> echte</em><em> Wohltat.  1</em><em> Haltung  Hierfür</em><em> ist</em><em> etwas</em><em> Disziplin</em><em> gefragt,</em><em> die</em><em> Grundidee</em><em> ist</em><em> jedoch</em><em> schnell</em><em> erklärt:  Ich</em><em> fasse</em><em> alles</em><em> nur</em><em> ein</em><em> Mal</em><em> an</em><em> (und</em><em> bearbeite</em><em> es</em><em> direkt)!</em><em>   Für</em><em> diese</em><em> Haltung</em><em> gibt</em><em> es</em><em> noch</em><em> weitere</em><em> Namen,</em><em> mit</em><em> denen</em><em> in</em><em> den</em><em> üblichen</em><em> Suchmaschinen</em><em> weitere</em><em> Details</em><em> und</em><em> Informationen</em><em> leicht</em><em> gefunden</em><em> werden</em><em> können.</em><em> Das</em><em> Sofort-Prinzip</em><em> und</em><em> das</em><em> OHIO-Prinzip.</em><em>   Die</em><em> Idee</em><em> ist</em><em> klar:</em><em> Bevor</em><em> ich</em><em> etwas</em><em> nur</em><em> lese,</em><em> betrachte</em><em> oder</em><em> auf</em><em> einen</em><em> späteren</em><em> Zeitpunkt</em><em> verschieben</em><em> </em><em> und</em><em> dann</em><em> wieder</em><em> von</em><em> vorne</em><em> anfangen</em><em> muss,</em><em> bearbeite</em><em> ich</em><em> alles</em><em> gleich.</em><em> Allerdings</em><em> </em><em> und</em><em> das</em><em> ist</em><em> wichtig</em><em> &#8211;</em><em> heißt</em><em> bearbeiten</em><em> hier</em><em> nicht</em><em> gleich</em><em> erledigen.</em><em> Das</em><em> wäre</em><em> unrealistisch</em><em> und</em><em> kaum</em><em> machbar. Gleich</em><em> bearbeiten</em><em> bedeutet</em><em> beim</em><em> Sofort-Prinzip</em><em> eher</em><em>   sofort</em><em> löschen sofort</em><em> priorisieren sofort</em><em> delegieren sofort</em><em> planen sofort</em><em> platzieren   So</em><em> stellen</em><em> wir</em><em> sicher,</em><em> dass</em><em> alles</em><em> sofort</em><em> in</em><em> den</em><em> richtigen</em><em> Kanal</em><em> oder</em><em> an</em><em> den</em><em> richtigen</em><em> Platz</em><em> kommt</em><em> und</em><em> aktivieren</em><em> gleichzeitig</em><em> verschiedene</em><em> digitale</em><em> Helferlein</em><em> wie</em><em> Erinnerungen</em><em> usw.</em><em> Wenn</em><em> wir</em><em> das</em><em> tun,</em><em> müssen</em><em> wir</em><em> zunächst</em><em> auch</em><em> nicht</em><em> weiter</em><em> darüber</em><em> nachdenken,</em><em> denn</em><em> die</em><em> Dinge</em><em> werden</em><em> von</em><em> alleine</em><em> (durch</em><em> die</em><em> Apps)</em><em> wieder</em><em> zu</em><em> uns</em><em> zurückkommen.</em><em> So</em><em> geht</em><em> Raus</em><em> aus</em><em> dem</em><em> Kopf. Hier</em><em> fehlt</em><em> aber</em><em> noch</em><em> was.</em><em> Wir</em><em> müssen</em><em> innerhalb</em><em> des</em><em> Sofort-Prinzips</em><em> gut</em><em> priorisieren,</em><em> denn</em><em> sonst</em><em> laufen</em><em> wir</em><em> Gefahr</em><em> uns</em><em> mit</em><em> weniger</em><em> wichtigen</em><em> Dingen</em><em> zu</em><em> verzetteln</em><em> oder</em><em> die</em><em> wirklich</em><em> wichtigen</em><em> Dinge,</em><em> zu</em><em> spät</em><em> anzugehen.  &nbsp; 1</em><em> Prinzip  Für</em><em> das</em><em> einfache</em><em> aber</em><em> trotzdem</em><em> konsequente</em><em> Priorisieren</em><em> gibt</em><em> es</em><em> das</em><em> Eisenhower-Prinzip.  Hier</em><em> gibt</em><em> es</em><em> nur</em><em> 2</em><em> Dimensionen</em><em> oder</em><em> Kategorien:</em><em> Dringend</em><em> und</em><em> Wichtig.</em><em> Wenn</em><em> wir</em><em> unsere</em><em> Aufgaben</em><em> mit</em><em> Hilfe</em><em> dieser</em><em> simplen</em><em> Kategorien</em><em> einsortieren</em><em> und</em><em> priorisieren,</em><em> machen</em><em> wir</em><em> nichts</em><em> falsch.</em><em> Wir</em><em> werden</em><em> die</em><em> wirklich</em><em> wichtigen</em><em> und</em><em> dringenden</em><em> Dinge</em><em> immer</em><em> mit</em><em> einer</em><em> höheren</em><em> Priorität</em><em> fokussieren</em><em> als</em><em> den</em><em> ganzen</em><em> Rest.</em><em> Es</em><em> ist</em><em> schließlich</em><em> auch</em><em> kein</em><em> Problem,</em><em> wenn</em><em> Aufgaben,</em><em> die</em><em> weder</em><em> wichtig</em><em> noch</em><em> dringend</em><em> sind,</em><em> erstmal</em><em> eine</em><em> ganze</em><em> Weile</em><em> nicht</em><em> bearbeitet</em><em> werden.</em><em>  4</em><em> Buckets  Jetzt</em><em> geht</em><em> es</em><em> um</em><em> das</em><em> Einordnen</em><em> der</em><em> ganzen</em><em> Informationen,</em><em> die</em><em> uns</em><em> erreichen</em><em> und</em><em> mit</em><em> denen</em><em> wir</em><em> arbeiten.</em><em> Auch</em><em> wenn</em><em> wir</em><em> es</em><em> mit</em><em> ganz</em><em> vielen</em><em> und</em><em> unterschiedlichen</em><em> Informationen</em><em> zu</em><em> tun</em><em> haben,</em><em> reichen</em><em> grundsätzlich</em><em> 4</em><em> verschiedene</em><em> Ecken,</em><em> Eimer</em><em> oder</em><em> Haufen</em><em> meistens</em><em> aus. Aufgaben,</em><em> Events</em><em> und</em><em> Termine,</em><em> Inhalte</em><em> (Dateien</em><em> und</em><em> andere</em><em> digitale</em><em> Objekte),</em><em> Notizen Es</em><em> ist</em><em> allerdings</em><em> unsere</em><em> Aufgabe,</em><em> die</em><em> Buckets</em><em> auch</em><em> konsequent</em><em> zu</em><em> befüllen</em><em> und</em><em> einzusetzen.</em><em> Zudem</em><em> müssen</em><em> wir</em><em> diese</em><em> Eimer</em><em> auch</em><em> digital</em><em> befüllen,</em><em> damit</em><em> und</em><em> die</em><em> verwendeten</em><em> Apps</em><em> dann</em><em> auch</em><em> mit</em><em> ihren</em><em> Assistenzfunktionen</em><em> unterstützen. Es</em><em> spricht</em><em> natürlich</em><em> nichts</em><em> dagegen,</em><em> bestimmte</em><em> Dinge</em><em> handschriftlich</em><em> oder</em><em> auf</em><em> Zetteln</em><em> zu</em><em> bearbeiten.</em><em> Zettel</em><em> können</em><em> jedoch</em><em> keine</em><em> Erinnerungen</em><em> oder</em><em> Benachrichtigungen</em><em> verschicken.</em><em> Allerdings</em><em> hat</em><em> es</em><em> sich</em><em> bereits</em><em> für</em><em> viele</em><em> bewährt,</em><em> bestimmte</em><em> Zettel</em><em> einfach</em><em> zu</em><em> fotografieren</em><em> und</em><em> das</em><em> Foto</em><em> in</em><em> den</em><em> richtigen</em><em> Einer,</em><em> die</em><em> richtige</em><em> App</em><em> zu</em><em> packen. Aufgaben  Alle</em><em> Aufgaben</em><em> gehören</em><em> in</em><em> eine</em><em> Aufgaben-App.</em><em> Alle</em><em> Aufgaben</em><em> brauchen</em><em> einen</em><em> Fälligkeitstermin</em><em> und/oder</em><em> eine</em><em> Erinnerung,</em><em> damit</em><em> wir</em><em> in</em><em> der</em><em> Zwischenzeit</em><em> nicht</em><em> mehr</em><em> darüber</em><em> nachdenken</em><em> müssen.</em><em> Daher</em><em> gilt:</em><em> Alle</em><em> Aufgaben,</em><em> die</em><em> noch</em><em> keine</em><em> sind</em><em> </em><em> z.</em><em> B.</em><em> weil</em><em> sie</em><em> mich</em><em> via</em><em> Mail</em><em> erreichen</em><em> </em><em> werden</em><em> in</em><em> Aufgaben</em><em> verwandelt.</em><em> Alle</em><em> Aufgaben,</em><em> die</em><em> ich</em><em> selber</em><em> definiere,</em><em> werden</em><em> direkt</em><em> als</em><em> Aufgabe</em><em> übermittelt. Termine</em><em> und</em><em> Events  Alle</em><em> Termine</em><em> und</em><em> Events</em><em> gehören</em><em> in</em><em> eine</em><em> Kalender-App.</em><em> Dort</em><em> gehört</em><em> sonst</em><em> nichts</em><em> anderes</em><em> hin!</em><em> Aufgaben</em><em> haben</em><em> im</em><em> Kalender</em><em> nichts</em><em> zu</em><em> suchen! Inhalte Inhalte</em><em> sind</em><em> alle</em><em> Dateien,</em><em> Dokumente</em><em> und</em><em> andere</em><em> digitale</em><em> Objekte</em><em> an</em><em> und</em><em> mit</em><em> denen</em><em> wir</em><em> arbeiten.</em><em> Hierfür</em><em> brauchen</em><em> wir</em><em> natürlich</em><em> Speicherplatz. Alle</em><em> Dokumente,</em><em> Dateien</em><em> und</em><em> andere</em><em> digitale</em><em> Objekte</em><em> (wie</em><em> Intranetseiten,</em><em> digitale</em><em> Formulare</em><em> usw.),</em><em> die</em><em> einem</em><em> Thema,</em><em> Team,</em><em> Projekt</em><em> oder</em><em> Prozess</em><em> zugeordnet</em><em> werden</em><em> können,</em><em> gehören</em><em> auch</em><em> direkt</em><em> genau</em><em> da</em><em> hin. Zudem</em><em> sind</em><em> Cloud-Funktionalitäten</em><em> mehr</em><em> als</em><em> hilfreich</em><em> um</em><em> alle</em><em> Inhalte</em><em> schnell</em><em> zu</em><em> finden,</em><em> gemeinsam</em><em> zu</em><em> nutzen</em><em> und</em><em> mit</em><em> anderen</em><em> zu</em><em> teilen.</em><em> Ein</em><em> klassisches</em><em> Office-Dokument</em><em> ist</em><em> heute</em><em> oft</em><em> nicht</em><em> die</em><em> beste</em><em> Lösung,</em><em> sondern</em><em> andere</em><em> Inhalte</em><em> sind</em><em> meistens</em><em> klar</em><em> im</em><em> Vorteil</em><em> (Dies</em><em> soll</em><em> an</em><em> dieser</em><em> Stelle</em><em> nur</em><em> kurz</em><em> genannt</em><em> werden</em><em> </em><em> es</em><em> würde</em><em> im</em><em> Detail</em><em> den</em><em> Rahmensprengen). Des</em><em> Weiteren</em><em> sind</em><em> cloudbasiert</em><em> gespeicherte</em><em> Informationen</em><em> immer</em><em> aktuell</em><em> und</em><em> auch</em><em> automatisch</em><em> auf</em><em> allen</em><em> Geräten</em><em> verfügbar. Notizen  Notizen</em><em> sind</em><em> eigentlich</em><em> alles,</em><em> was</em><em> wir</em><em> nicht</em><em> löschen</em><em> oder</em><em> wegwerfen</em><em> möchten,</em><em> aber</em><em> nicht</em><em> einer</em><em> laufenden</em><em> Aktivität,</em><em> einem</em><em> aktuellen</em><em> Projekt</em><em> oder</em><em> Thema</em><em> zuordnen</em><em> können. Wenn</em><em> wir</em><em> also</em><em> nicht</em><em> genau</em><em> wissen,</em><em> wann</em><em> oder</em><em> wofür</em><em> wir</em><em> etwas</em><em> brauchen,</em><em> aber</em><em> dennoch</em><em> der</em><em> Ansicht</em><em> sind,</em><em> dass</em><em> wir</em><em> es</em><em> brauchen,</em><em> haben</em><em> wir</em><em> es</em><em> mit</em><em> einer</em><em> Notiz</em><em> zu</em><em> tun.</em><em> Es</em><em> gibt</em><em> viele</em><em> praktische</em><em> Notizen-Apps</em><em> mit</em><em> ganz</em><em> unterschiedlichen</em><em> Möglichkeiten,</em><em> Kategorien</em><em> zu</em><em> bilden,</em><em> die</em><em> Notizen</em><em> zu</em><em> durchsuchen,</em><em> unterschiedliche</em><em> Formate</em><em> und</em><em> Medien</em><em> zu</em><em> verarbeiten</em><em> usw. Alle</em><em> diese</em><em> Apps</em><em> bieten</em><em> auch</em><em> Erinnerungsfunktionen</em><em> an,</em><em> dies</em><em> ist</em><em> jedoch</em><em> kontraproduktiv.</em><em> Wenn</em><em> ich</em><em> eine</em><em> Erinnerung</em><em> brauche,</em><em> habe</em><em> ich</em><em> es</em><em> in</em><em> nahezu</em><em> allen</em><em> Fällen</em><em> mit</em><em> einer</em><em> Aufgabe</em><em> zu</em><em> tun</em><em> und</em><em> nicht</em><em> mit</em><em> einer</em><em> Notiz.</em><em> Deshalb</em><em> ist die</em><em> Suchfunktion</em><em> in</em><em> einer</em><em> Notizen-App</em><em> immer</em><em> wichtiger</em><em> als</em><em> die</em><em> Erinnerungsfunktion. Da</em><em> es</em><em> kaum</em><em> Lösungen</em><em> gibt,</em><em> die</em><em> für</em><em> alle</em><em> Buckets</em><em> konsequent</em><em> und</em><em> gut</em><em> einsetzbar</em><em> sind,</em><em> sollte</em><em> für</em><em> jeden</em><em> Bucket</em><em> eine</em><em> eigene</em><em> App</em><em> gewählt</em><em> und</em><em> genutzt</em><em> werden. Es</em><em> gilt</em><em> also</em><em> 4</em><em> Buckets</em><em> =</em><em> 4</em><em> Apps. 2114</em><em> </em><em> 2</em><em> Ziele,</em><em> 1</em><em> Haltung,</em><em> 1</em><em> Prinzip.</em><em> 4</em><em> Buckets  Mit</em><em> Hilfe</em><em> dieser</em><em> Grundregeln</em><em> funktioniert</em><em> eine</em><em> moderne</em><em> Selbstorganisation,</em><em> die</em><em> uns</em><em> nicht</em><em> nur</em><em> dabei</em><em> hilft,</em><em> besser</em><em> zu</em><em> arbeiten,</em><em> sondern</em><em> sogar</em><em> ebenfalls</em><em> dafür</em><em> sorgt,</em><em> dass</em><em> wir</em><em> uns</em><em> nach</em><em> der</em><em> Arbeit</em><em> besser</em><em> entspannen</em><em> oder</em><em> anderen</em><em> Dingen</em><em> widmen</em><em> können. Natürlich</em><em> ist</em><em> das</em><em> Ganze</em><em> nicht</em><em> immer</em><em> gleich</em><em> zu</em><em> hundert</em><em> Prozent</em><em> umsetzbar</em><em> &#8211;</em><em> doch</em><em> jeder</em><em> einzelne</em><em> Schritt</em><em> ist</em><em> es</em><em> wert! Wer</em><em> mehr</em><em> darüber</em><em> wissen</em><em> möchte,</em><em> Unterstützung</em><em> bei</em><em> der</em><em> Umsetzung</em><em> braucht</em><em> oder</em><em> Fragen</em><em> hat</em><em> kann</em><em> mich</em><em> gerne</em><em> kontaktieren. </em>

25. Februar 2024 | Digital Excellence

Typische Fehler im Change Management

<em>Veränderungen</em><em> machen</em><em> nur</em><em> wirklich</em><em> Sinn,</em><em> wenn</em><em> sie</em><em> dauerhaft</em><em> und</em><em> nachhaltig</em><em> einen</em><em> besseren,</em><em> veränderten</em><em> Zustand</em><em> erzeugen.</em><em> Doch</em><em> bei</em><em> vielen</em><em> Veränderungsinitiativen</em><em> ist</em><em> dies</em><em> nicht</em><em> der</em><em> Fall.</em><em> Manche</em><em> Dinge</em><em> werden</em><em> groß</em><em> angekündigt</em><em> und</em><em> verlaufen</em><em> dann</em><em> im</em><em> Sande.</em><em> Anderes</em><em> wird</em><em> zwar</em><em> umgesetzt,</em><em> aber</em><em> nicht</em><em> dauerhaft</em><em> oder</em><em> nachhaltig</em><em> angewendet.</em><em> Wieder</em><em> anderes</em><em> wird</em><em> zwar</em><em> umgesetzt,</em><em> aber</em><em> von</em><em> wenigen</em><em> genutzt.</em><em> Alle</em><em> diese</em><em> Varianten</em><em> lassen</em><em> sich</em><em> leider</em><em> oft</em><em> beobachten</em><em> und</em><em> sind</em><em> in</em><em> vielen</em><em> Fällen</em><em> eine</em><em> klare</em><em> Geldverschwendung. Bei</em><em> genauer</em><em> Betrachtung</em><em> fällt</em><em> auf,</em><em> dass</em><em> bei</em><em> vielen</em><em> der</em><em> nicht</em><em> erfolgreichen</em><em> Veränderungen</em><em> immer</em><em> wieder</em><em> die</em><em> gleichen</em><em> 4</em><em> Fehler</em><em> gemacht</em><em> werden,</em><em> die</em><em> sich</em><em> eigentlich</em><em> leicht</em><em> vermeiden</em><em> lassen. Diese</em><em> 4</em><em> Fehler</em><em> werden</em><em> hier</em><em> beschrieben: Der</em><em> Phasenfehler Kurt</em><em> Lewin</em><em> hat</em><em> bereits</em><em> 1947</em><em> festgestellt,</em><em> dass</em><em> Veränderungen</em><em> in</em><em> 3</em><em> Phasen</em><em> verlaufen.</em><em> In</em><em> seinem</em><em> 3-Phasen-Modell</em><em> nennt</em><em> er</em><em> diese</em><em> Phasen</em><em> Unfreeze,</em><em> Move</em><em> und</em><em> Reefreeze.</em><em> Frei</em><em> übersetzt</em><em> bedeutet</em><em> das</em><em> so</em><em> viel</em><em> wie</em><em> Planen/Vorbereiten,</em><em> Umsetzen<